Vorgehen bei Wechsel des Ansprechpartners

Über die Laufzeit von Inventory360 können sich zentrale Ansprechpartner ändern. Damit ein reibungsloser Wechsel bzw. eine Übergabe möglich ist, wird ein standardisiertes Vorgehen empfohlen.

Alter Ansprechpartner

Um offene Fragen und Themen intern besprechen zu können, ist es sehr hilfreich, wenn der alte Ansprechpartner noch für eine gewisse Übergangszeit zur Verfügung steht.

Unbekannter Ansprechpartner

Sofern dem neuen Ansprechpartner Informationen zum alten Ansprechpartner fehlen, können über den Support weitere Informationen dazu angefragt werden.

Neuer Ansprechpartner

Folgende Punkte sind beim neuen Ansprechpartner zusätzlich relevant:

• Dauer der Unternehmenszugehörigkeit und der Kenntnisse von Arbeitsabläufen und Prozessen
• Vorkenntnisse zu Inventory360 oder anderer Inventarverwaltungen
• Entscheidungsmöglichkeiten durch die Rolle (z. B. IT-Leiter, IT-Mitarbeiter, Sachbearbeiter oder Student/Azubi)

Vorkenntnisse zu Inventory360

Für einen effizienten Einsatz sind die Vorkenntnisse zu Inventory360 hilfreich und führen zu besseren Arbeitsergebnissen.

Kenntnisstand des neuen Ansprechpartners

Wenn der neue Ansprechpartner alle notwendigen Kenntnisse in der Konfiguration und Nutzung von Inventory360 hat, ist es auch in einzelnen Fällen möglich direkt ohne Reibungsverluste weiterzuarbeiten.

Da Inventory360 ein vollumfängliches Produkt mit vielen Feature-Bausteinen und Konfigurationsmöglichkeiten ist und zugleich in zentralen und dezentralen Strukturen verwendet wird, sollte der Kenntnisstand immer genau bewertet werden.

Keine Kenntnisse vorhanden

Sollten gar keine oder zu geringe Kenntnisse vorhanden sein, empfehlen wir einen Termin zur Rücksprache mit unserem Support zu vereinbaren, um Fragen, einen etwaigen Schulungsbedarf und andere Aspekte abzuklären.

Vorgehen

Die Instanz kann je nach Vertragsdauer, vorherigem Pflegegrad und Qualität der vorherigen Ansprechpartner hochwertig konfiguriert sein.

Tipp

Dennoch wird empfohlen verschiedene Konfigurationen und Themen genauer bei der Übername zu prüfen.

Stammdaten

Sind alle notwendigen Stammdaten vorhanden?

Gruppen & Rechte

Welche Benutzer bzw. Mitarbeiter dürfen welche Bereiche innerhalb von Inventory360 verwalten? Werden alle Bereiche ausreichend gepflegt oder gibt es noch inhaltliche Fehler oder Lücken?

Kategorien und Nummernkreise

Sind die Kategorien und Nummerkreise ausreichend und passend konfiguriert?

Labels/Etiketten

Werden die Assets aktuell mit einem Label ausgestattet? Falls ja, welches Label wird aktuell eingesetzt?

Global ID Etikette

Seit Release 5.0 können die Assets auch mit Global ID Etiketten ausgestattet werden. Diese Etiketten zeichnen sich durch eine höhere Qualität für anspruchsvollere Rahmenbedingungen aus und sind insgesamt langlebiger als die die normalen Code 128 Labels.

Inventarisierung

Insgesamt sollten bei der Übernahme von einem anderen Ansprechpartner die inventarisierten Assets und deren Datenqualität geprüft werden. Überlichweise ergeben sich folgende Fragen:

• Sind alle notwendigen und sinnvollen Daten (z. B. Hersteller, Modell, Seriennummer, Lieferdatum, Benutzer, Stammdaten, eventuelle erweiterte Stammdaten etc.) eintragen?
• Werden die Assets aktuell mit einem Label beklebt? Falls nein, warum wurde dies damals so entschieden?
• Wird aktuell das Discovery Feature zur automatischen Inventarisierung verwendet?

Stimmt die Datenqualität aus der Vergangenheit?

Grundsätzlich muss die Datenqualität stimmen, damit gerade mit den historischen Daten die richtigen Entscheidungen getroffen werden können. Sollte im Prozess auffallen, dass dies nicht gewährleistet ist, müssen bestehende Konfigurationen angepasst, Stammdaten nachgetragen oder andere Schritte mit dem Support oder intern abgesprochen werden.

Protokolle

Für eine hochwertige Dokumentation empfehlen wir bei Standard-Prozessen (z. B. Übergabe, Rückgabe, Leih- oder Leasing-Prozess) auf das Protokoll-Feature zu setzen.

Unterzeichnung von Dokumenten und Protokollen im Self-Service-Portal

Neben der Nutzung der Protokolle im Agenten-Bereich besteht auch die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter im Self-Service-Portal z. B. eine Übergabe oder Rückgabe passend unterzeichnen.

Hinweis zu Kennenlerntermin oder Rücksprache

Wenn es Fragen zu Inventory360, neuen Features oder offenen Tickets geben sollte, würden wir Sie bitten eine Mail an unseren Support zu schreiben.