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Protokolle

Für alle Hardware-Assets können im System verschiedene vordefinierte Protokolle erstellt werden. Die Möglichkeiten hierzu finden sich in der Einzelansicht des Hardware-Assets und dem Dropdown-Menü Protokolle.

Übersicht der Protokolle

Übersicht der Protokolle
  • Übergabeprotokoll

    Übergabe des Gegenstands an den Mitarbeiter. Ohne zeitliche Befristung.

  • Rückgabeprotokoll

    Rücknahme eines Gegenstands. Beispielsweise beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen oder Geräte-Austausch.

  • Leihprotokoll

    Verleihen von Gegenständen mit optionaler zeitlicher Befristung.

  • Leasingprotokoll

    Spezielles Protokoll, welches als Prüfbericht bei der Rücksendung von Geräten an die Leasing-Gesellschaft verwendet werden kann.

Optionen

Bei der Erstellung des Protokolls können zusätzliche Funktionen - teils abhängig von der Protokollart - ausgelöst werden.

Erstellung eines Protokolls

Erstellung eines Protokolls
Feld Beschreibung
(1) Zubehör Freitextfeld für nicht inventarisiertes Zubehör
(2) Lagerwirtschaft Zusätzliche Übergabe von Artikeln aus dem Lagerbestand
(3) Sprache Auswahl der Sprache des Protokolls
(4) Aktionen Aktionen, die bei der Protokollerstellung durchgeführt werden sollen
(5) Unterschrift Eingabefeld für die digitale Unterschrift
(6) Vorschau Vorschaubereich und Platzierung der Unterschrift

Digitale Unterschrift

Mit Release 3.8 wurde die digitale Unterschrift von Protokollen eingeführt. Hiermit können Protokolle schon direkt bei der Erstellung oder später im Self-Service-Portal unterschrieben werden.

Für die Unterzeichnung stehen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung.

Eingabe der Unterschrift

Eingabe der Unterschrift
  • (1) Eingabefeld für die Unterschrift
  • (2) Unterschriften aus dem Protokoll entfernen
  • (3) Unterschrift erneut eingeben (kann auch für zweite Unterschrift genutzt werden. Beispielsweise im Rückgabeprotokoll)

Um die Unterschrift im Protokoll zu platzieren klicken Sie nach der Eingabe der Unterschrift mittig in das Unterschriftsfeld der Vorschau.

Platzierung der Unterschrift

Platzierung der Unterschrift

Sollten Sie mit der Platzierung nicht zufrieden sein, kann der Schritt wie weiter oben erwähnt durch Klick auf das rote Löschen-Symbol (2) wiederholt werden.

Tipp

Wir empfehlen für die Eingabe der Unterschrift ein Tablet inkl. Eingabestift.

Anpassungsmöglichkeiten

In den vordefinierten Protokollen können grundlegend bestimmte Textbausteine und auch das Logo ausgetauscht werden. Die Möglichkeiten hierzu finden sich im Adminbereich unter Protokolle.

Administrationsbereich für Protokolle

Administrationsbereich für Protokolle

Logo anpassen

Auf den Protokollen wird in der Kopfzeile stets ein Logo ausgegeben, welches individuell ausgetauscht werden kann.

Ausgabe des Logos in Protokollen

Ausgabe des Logos in Protokollen

Logo austauschen

Textbausteine

Ebenso können die auf den Protokolle ausgegebenen Erklärungen, Teile der Überschriften und auch die Benachrichtigungs E-Mails über den Adminbereich angepasst werden.

Ausgabe der Textbausteine in Protokollen

Ausgabe der Textbausteine in Protokollen

Textbausteine anpassen