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Leasing

Leasingvertrag anlegen

Um einen neuen Leasingvertrag anzulegen, klicken Sie in der Übersicht der Leasingverträge auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen eines allgemeinen Vertrags

Anlegen eines allgemeinen Vertrags

Vertragsdaten

Im nächsten Schritt können die grundlegenden Informationen zum Vertrag ergänzt werden.

  • (1) Nummer: Vertragsnummer des Leasingvertrags (auf den Vertragsdokumenten)
  • (2) Beschreibung: Interne Kurzbeschreibung / Zweck des Leasingvertrages
  • (3) Anbieter: Leasinggesellschaft / Anbieter

Eingabe der Vertragsdaten

Eingabe der Vertragsdaten

Vertragsnehmer

Darunter findet sich die Zuweisungsmöglichkeit des Leasingvertrages. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass der korrekte Leasingnehmer im Punkt der Gesellschaft ausgewählt wird.

Zuweisung von Leasing-Gegenständen

Die hier dargestellten Zuweisungsmöglichkeiten werden an dieser Stelle nur genutzt, wenn sich ein Leasingvertrag unmittelbar und direkt einem Standort oder sogar einem Mitarbeiter zuweisen lässt. Die Zuweisung der einzelnen Gegenstände / Geräte erfolgt nach der Anlage des Vertrags.

Zuweisungen und Vertragsnehmer

Zuweisungen und Vertragsnehmer

Status

In der rechten Spalte kann nun der Status des Vertrages gesetzt werden. Dieser Status fließt auch in interne Auswertungen und Benachrichtigungen mit ein.

Status Beschreibung
Aktiv Aktiver und laufender Vertrag
Gekündigt Vertrag der gekündigt wurde oder bereits beendet ist
Auf Lager Stillgelegter Vertrag, der bei Bedarf reaktiviert werden kann

Setzen des Status

Setzen des Status

Laufzeiten & Fristen

Nachfolgend findet sich einer der wichtigsten Bereiche zur digitalen Abbildung von Leasingverträgen. Hier werden die Laufzeiten und Fristen der Leasingverträge eingetragen.

Feld Beschreibung
Vertragsbeginn Datum des Leasingbeginns
Laufzeit Laufzeit in Monaten (wenn kein fixes Vertragsende vorhanden ist)
Vertragsende Fixes Enddatum des Vertrages
Automatisch verlängern um Falls sich ein Vertrag automatisch um X Monate verlängert
Kündigungsfrist Frist in Monaten mit welcher der Vertrag gekündigt werden kann
Subventionierbarkeit (Optional) Anzahl der Monate nachdem ein Vertragsupgrade oder Bonusprogramme abgerufen werden können
Letzte Subventionierung (Optional) Datum, wann das letzte Upgrade / Bonus in Anspruch genommen wurde

Eingabe der Laufzeiten und Fristen

Eingabe der Laufzeiten und Fristen

Zahlung & Kosten

Nun können die Details der Kosten im Leasingvertrag ergänzt werden. Die Zahlungsmethode gibt hierbei an in welchem Rhythmus die Leasingraten im Feld Rate abgebucht oder bezahlt werden müssen.

Über die Eintragung der Rate je Monat, Quartal oder Jahr können die wiederkehrenden Kosten des Vertrags hinterlegt werden.

Raten

Die Raten der einzelnen Gegenstände können später nach der Vertragsanlage in den Zuordnungen ergänzt werden.

Zahlungen und Kosten

Zahlungen und Kosten

Zusätzliche Informationen

Abschließend kann noch ein optionaler Link zu einem DMS-System bzw. ein umfangreicherer Kommentar (z.B. mit der Leistungsbeschreibung) hinterlegt werden

Tipp

Nach der Anlage des Vertrages im System, sollten auch alle Leasingunterlagen als Datei in Inventory360 hochgeladen werden. Somit sind alle nötigen Informationen an einer zentralen Stelle ohne Medienbruch einsehbar.

Dokumente

Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Leasingunterlagen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Leasingvertrages auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Zuordnungen

Die Zuweisung von einem oder mehreren verschiedenen Assets erfolgt immer ausgehend vom (Hardware-) Asset. Hierzu steht innerhalb der unterstützten Asset-Bereiche (z.B. Hardware, Fahrzeuge) eine Auswahl des Leasingvertrages zur Verfügung.

Assets zuordnen

Assets zuordnen

Sonderfall - Sonstige

Für den Fall, dass einem Leasingvertrag zur vollen Kostenübersicht weitere Gegenstände zugewiesen werden müssen, die aber nicht als (Hardware-) Asset erfasst wurden, kann der Bereich Zuordnung Sonstige verwendet werden.

In nachfolgendem Beispiel wurden dem Leasingvertrag noch ein zusätzlich mitgeleastes RAM-Modul hinzugefügt.

Zuordnung sonstiger Gegenstände

Zuordnung sonstiger Gegenstände

Historie

Ab der Version 4.4 wird für Verträge eine Historie erfasst. Diese umfasst auch Zuordnungen von Assets wie beispielsweise Hardware, Lizenzen, etc.

Die Historie kann in der Einzelansicht eines Vertrages über den Tab Historie aufgerufen werden.

Auflistung der Historie von Verträgen

Auflistung der Historie von Verträgen

Durch einen Klick auf den Button Anzeigen können die jeweiligen Versionsstände aufgerufen werden.

Ansicht eines alten Vertragsstandes

Ansicht eines alten Vertragsstandes

Per Klick auf Aktuelle Version anzeigen kann wieder zum aktuellsten Eintrag zurückgesprungen werden.

Historie von Kostenstellen

Die Zuordnung von Kostenstellen entspricht aus Gründen eines nachvollziehbaren Reportings immer dem aktuellen Stand und wird somit nicht von der Historie erfasst. Dies hat auch den Hintergrund, dass für Kostenstellenzuordnungen derzeit abweichende Laufzeiten (von, bis) angegeben werden können.

Kostenstellenzuordnung in Verträgen

Kostenstellenzuordnung in Verträgen