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Grundlagen

Der Bereich Purchasing (Bestellungen) dient hauptsächlich der Verwaltung von getätigten oder offenen Bestellungen.

Tipp

Dieser Bereich erfordert einen gewissen zeitlichen Invest und Integration in die hauseigenen Prozesse.

Im Gegenzug ergeben sich vor allem für Prozesse, die nach der Bestellung stattfinden (z.B. Kontrolle der Lieferung, Inventarisierung, Gewährleistungsansprüche) enorme zeitliche Einsparungspotentiale.

Ziel ist es, eine Übersicht zu aktuellen Bestellungen für alle zuständigen Bereiche (IT, Einkauf, Buchhaltung) zu ermöglichen.

Bestellungs-Positionen

In der Standardkonfiguration bestehen Bestellungen aus einer gesammelten Position, was für die meisten Anwendungsfälle ausreichend ist.

Wann sollten Bestellungs-Positionen aktiviert werden?

Fallen jedoch in Ihrer Organisation des Öfteren Sammel- oder Mischbestellungen an und ist ein genauer Abgleich der Bestellung mit den gelieferten Waren gewünscht, lassen sich Bestellungen auch um Bestellungs-Positionen erweitern.

Die Einstellungsmöglichkeit hierzu findet sich im Adminbereich unter dem Punkt Grundeinstellungen -> Erweiterte Funktionen -> Bestellungs-Positionen.

Angabe von Einzelpositionen in einer Bestellung

Angabe von Einzelpositionen in einer Bestellung

Verknüpfungen

Bestellungen können grundlegend mit Hardware-Assets oder auch allgemeinen Verträgen (z.B. Lieferantenvereinbarung) verknüpft werden.

Kostenstellen & Zahlungsarten

In Bestellungen lassen sich zusätzlich auch Kostenstellen hinterlegen, sodass für die Finanzbuchhaltung eine Weiterbelastung der entstandenen Kosten möglich ist.

Weiterhin kann auch die Zahlungsart einer Bestellung gesetzt werden, wodurch anhand des Anbieters und des Betrags eine schnelle Rechnungszuordnung für die Buchhaltung ermöglicht wird.

Tipp

Es ist empfehlenswert der Buchhaltung einen lesenden Zugriff auf den Bereich Purchasing im unter Gruppen & Rechte freizuschalten. Hierüber können manuelle Rückfragen zwischen den Abteilungen minimiert und die zentral vorliegenden Informationen optimal genutzt werden.

Ticketnummern

Bei der Anlage neuer Bestellungen kann zudem auch eine Ticketnummer hinterlegt werden. Vorteil hiervon ist, dass direkt aus Inventory360 auf ein zugehöriges Anforderungs- oder Freigabeticket referenziert werden kann.

Verlinkung von Ticketnummern

Verlinkung von Ticketnummern

Konfiguration

Zur Nutzung dieser Funktion muss in den Grundeinstellungen die URL zum Ticketsystem korrekt konfiguriert sein.

Benachrichtigungen

Für neu eingestellte oder auch kürzlich eingegangene Bestellungen existieren zudem vorgefertigte Benachrichtigungen, die über den Adminbereich konfigurierbar sind.

Konfiguration der E-Mail Benachrichtigungen

Konfiguration der E-Mail Benachrichtigungen

Konfiguration

Die Konfiguration der Benachrichtigungen erfolgt ebenfalls über den Adminbereich im Punkt Benachrichtigungen.