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Verwaltung

Benutzersynchronisation

Ist in Ihrem System die automatische Synchronisation von Benutzern (z.B. über Active Directory oder Microsoft 365) aktiviert, sollten Benutzer nicht manuell angelegt werden.

Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer manuell hinzuzufügen, klicken Sie im oberen Bereich auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen eines neuen Benutzers

Anlegen eines neuen Verleihs

Nachfolgend werden die grundlegenden Daten des Benutzers angegeben.

  • Benutzername (1): Der eindeutige Anmeldename des Benutzers
  • Vorname (2): Vorname des Benutzers
  • Nachname (3): Nachname des Benutzers
  • E-Mail (4): E-Mail Adresse

Darunter kann festgelegt werden, ob es sich um einen aktiven oder deaktivierten Benutzer handelt.

Zugriffsrechte

Ein Benutzer, der aktiv gesetzt gesetzt ist, hat nicht zwangsläufig auch Zugriffsrechte auf Inventory360. Dieser kann sich nur anmelden, wenn ihm gleichzeitig auch eine Berechtigungs-Gruppe über den Adminbereich zugewiesen ist.

Status des Benutzers

Status des Benutzers

Im Notizfeld können weitere Anmerkungen und interne Ergänzungen zu einem Benutzer hinterlegt werden.

Notizfeld des Benutzers

Notizfeld des Benutzers

Login / Passwort

Damit sich ein manuell hinzugefügter Benutzer als Agent anmelden kann, muss diesem über den Adminbereich noch ein initiales Passwort sowie eine Gruppe vergeben werden.

Mitarbeiterdaten / Zuordnungen

Bei der Anlage oder dem Bearbeiten eines Benutzers sind auf der rechten Seite zusätzliche Daten analog zum Bereich Personal -> Mitarbeiter hinterlegbar.

Diese können z.B. für die automatische Zuweisung beim Zuordnen von Assets genutzt werden.

Ergänzung von Mitarbeiterdaten

Ergänzung von Mitarbeiterdaten
  • (1) Aktivierung: Aktiviert die Angabe zusätzlicher Daten
  • (2) Stammdaten: Zuordnung des Benutzers zu Gesellschaft, Standort, Niederlassung, Gebäude, Etage, Abteilung, Projekt
  • (3) Kostenstellen: Zuordnung des Benutzers zu Kostenstellen
  • (4) Datenübernahme: Übernimmt die oben angegebenen Daten unter Berücksichtigung der Einstellungen im Adminbereich auf alle dem Benutzer aktuell zugeordneten Assets.

Protokolle

Der Benutzerbereich erlaubt auch die Erstellung verschiedener Protokolle. Die Möglichkeiten hierzu finden sich in der Einzelansicht des Benutzers, welche über den Button Anzeigen aufgerufen werden kann.

Detailansicht eines Benutzers öffnen

Detailansicht eines Benutzers öffnen

Gesammeltes Übergabeprotokoll

Zur Erstellung eines gesammelten Übergabeprotokolls für alle Hardware-Assets klicken Sie beim Button Protokolle auf Übergabeprotokoll - Alle Assets.

Übergabeprotokoll für alle Assets

Übergabeprotokoll für alle Assets

Die auf dem Übergabeprotokoll aufgeführten Assets können im darauffolgenden Dialog einzeln an- und abgewählt werden.

Auswahl der übergebenen Assets

Auswahl der übergebenen Assets

Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, die ausgewählten Assets auf den Status Produktiv zu setzen, falls dies noch nicht der Fall ist.

Status der Assets überschreiben

Status der Assets überschreiben

Gesammeltes Rückgabeprotokoll

Ein gesammeltes Rückgabeprotokoll - z.B. beim Ausscheiden eines Mitarbeitern aus dem Unternehmen - kann über den Button Protokolle -> Rückgabeprotokoll - Alle Assets erstellt werden.

Rückgabeprotokoll für alle Assets

Rückgabeprotokoll für alle Assets

Die auf dem Rückgabeprotokoll aufgeführten Assets können im darauffolgenden Dialog einzeln an- und abgewählt werden.

Auswahl der zurückgegebenen Assets

Auswahl der übergebenen Assets

Im Zuge der Rückgabe können die ausgewählten Assets auch direkt freigegeben und der Status Auf Lager gesetzt werden.

Hardware-Assets auf Lager freigeben

Hardware-Assets auf Lager freigeben

Assets übertragen

Die Funktion Assets übertragen kann in vielfältiger Weise genutzt werden. Einige der möglichen Anwendungsfälle sind:

  • Ein Nachfolger eines Mitarbeiters erhält / "erbt" alle Assets
  • Ein falsch angelegter Benutzer soll gelöscht werden, ihm sind aber noch Assets zugeordnet

Klicken Sie hierzu in der Detailansicht eines Benutzers zunächst auf den organgenen Button Assets übertragen.

Assets übertragen

Assets übertragen

Im neuen Dialog können nun das Ziel, die Asset-Kategorien und Einstellungen zur Historie gesetzt werden.

  • Benutzer: Zielbenutzer, an den die Assets übertragen werden sollen
  • Asset: Auswahl, welche Asset-Kategorien an den Zielbenutzer übertragen werden sollen
  • Historie übertragen: Auswahl, ob auch früher zugeordnete Einträge übertragen werden sollen (nur beim Löschen eines Benutzers notwendig)

Auswahl des Ziels & Einstellungen

Auswahl des Ziels & Einstellungen

Wichtig

Grundsätzlich sollte von einer Übertragung mit Historie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit immer abgesehen werden. Es empfiehlt sich, dies nur bei einer Falschanlage oder einem Duplikat eines Benutzers einzusetzen.

Sofern der Benutzer auch als Administrator oder Agent in Inventory360 tätig war, muss der Umzug der Assets über den Adminbereich mit zusätzlichen Einstellungen (siehe dortige Option 4) erfolgen.

Dateien

Innerhalb eines Benutzers können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Vertragsunterlagen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Benutzers auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Zugriffsrechte

Alle Zugriffsrechte / Berechtigungen eines Benutzers können im Adminbereich unter der Benutzerverwaltung bzw. der Sektion Gruppen & Rechte festgelegt werden.

Anmeldung

Wie sich ein Benutzer mit Zugriffsrechten am System anmelden kann, ist im Bereich Erster Zugriff näher beschrieben.