Zum Inhalt

Allgemeine Verträge

Vertrag anlegen

Um einen neuen allgemeinen Vertrag anzulegen, klicken Sie in der Übersicht der allgemeinen Verträge auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen eines allgemeinen Vertrags

Anlegen eines allgemeinen Vertrags

Vertragsdaten

Im nächsten Schritt können die grundlegenden Informationen zum Vertrag ergänzt werden.

  • (1) Nummer: Vertragsnummer (auf den Vertragsdokumenten)
  • (2) Anbieter: Vertragsgeber / Anbieter
  • (3) Beschreibung: Interne Kurzbeschreibung / Zweck des Vertrags
  • (4) Typ: Auswahl des Untertyps.

Eingabe der Vertragsdaten

Eingabe der Vertragsdaten

Vertragsnehmer

Darunter findet sich die Zuweisungsmöglichkeit des Vertrages. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass der korrekte Vertragsnehmer im Punkt der Gesellschaft ausgewählt wird.

Weitere Zuweisungen

Die weiteren Zuweisungsmöglichkeiten werden an dieser Stelle nur genutzt, wenn sich ein Vertrag unmittelbar und direkt einem Standort oder sogar einem Mitarbeiter zuweisen lässt. In der Regel werden einem Vertrag erst nach der Anlage mehrere Assets zugewiesen.

Zuweisungen und Vertragsnehmer

Zuweisungen und Vertragsnehmer

Status

In der rechten Spalte kann nun der Status des Vertrages gesetzt werden. Dieser Status fließt auch in interne Auswertungen und Benachrichtigungen mit ein.

Status Beschreibung
Aktiv Aktiver und laufender Vertrag
Gekündigt Vertrag der gekündigt wurde oder bereits beendet ist
Auf Lager Stillgelegter Vertrag, der bei Bedarf reaktiviert werden kann

Setzen des Status

Setzen des Status

Laufzeiten & Fristen

Nachfolgend findet sich einer der wichtigsten Bereiche zur digitalen Abbildung von Verträgen. Hier werden die Laufzeiten und Fristen der Verträge eingetragen.

Feld Beschreibung
Vertragsbeginn Datum des Vertragsbeginns
Laufzeit Laufzeit in Monaten (wenn kein fixes Vertragsende vorhanden ist)
Vertragsende Fixes Enddatum des Vertrages
Automatisch verlängern um Falls sich ein Vertrag automatisch um X Monate verlängert
Kündigungsfrist Frist in Monaten mit welcher der Vertrag gekündigt werden kann
Subventionierbarkeit (Optional) Anzahl der Monate nachdem ein Vertragsupgrade oder Bonusprogramme abgerufen werden können
Letzte Subventionierung (Optional) Datum, wann das letzte Upgrade / Bonus in Anspruch genommen wurde

Eingabe der Laufzeiten und Fristen

Eingabe der Laufzeiten und Fristen

Zahlung & Kosten

Nun können die Details der Kosten im Vertrag ergänzt werden. Die Zahlungsmethode gibt hierbei an, in welchem Rhythmus die Vertragsraten abgebucht oder bezahlt werden müssen.

Über die Eintragung der Rate je Monat, Quartal oder Jahr können die wiederkehrenden Kosten des Vertrags hinterlegt werden.

Raten

Wir empfehlen immer nur eine der Raten zu füllen. Gibt der Vertragsgeber seine Zahlung mit einem jährlichen Betrag an, ist nur das Feld Jährliche Rate zu füllen.

Zahlungen und Kosten

Zahlungen und Kosten

Zusätzliche Informationen

Abschließend kann noch ein optionaler Link zu einem DMS-System bzw. ein umfangreicherer Kommentar (z.B. mit der Leistungsbeschreibung) hinterlegt werden

Tipp

Nach der Anlage des Vertrages im System, sollten auch alle Vertragsunterlagen als Datei in Inventory360 hochgeladen werden. Somit sind alle nötigen Informationen an einer zentralen Stelle ohne Medienbruch einsehbar.

Dokumente

Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Vertragsunterlagen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Vertrages auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Zuordnungen

Die Zuweisung von einem oder mehreren verschiedenen Assets kann ebenfalls über die Einzelansicht des Vertrages erfolgen.

Hierzu stehen im unteren Bereich bei den jeweiligen Asset-Kategorien (z.B. Hardware, Benutzer, Lizenzen) Buttons zum Hinzufügen bestehender Assets bereit.

Assets zuordnen

Assets zuordnen

Tipp

Die Zuordnung kann auch aus der umgekehrten Richtung - z.B. dem Hardware Asset - erfolgen. Klicken Sie hierzu bei Verträge auf das + Symbol um einen bestehenden Vertrag auszuwählen.

Assets zuordnen

Historie

Ab der Version 4.4 wird für Verträge eine Historie erfasst. Diese umfasst auch Zuordnungen von Assets wie beispielsweise Hardware, Lizenzen, etc.

Die Historie kann in der Einzelansicht eines Vertrages über den Tab Historie aufgerufen werden.

Auflistung der Historie von Verträgen

Auflistung der Historie von Verträgen

Durch einen Klick auf den Button Anzeigen können die jeweiligen Versionsstände aufgerufen werden.

Ansicht eines alten Vertragsstandes

Ansicht eines alten Vertragsstandes

Per Klick auf Aktuelle Version anzeigen kann wieder zum aktuellsten Eintrag zurückgesprungen werden.

Historie von Kostenstellen

Die Zuordnung von Kostenstellen entspricht aus Gründen eines nachvollziehbaren Reportings immer dem aktuellen Stand und wird somit nicht von der Historie erfasst. Dies hat auch den Hintergrund, dass für Kostenstellenzuordnungen derzeit abweichende Laufzeiten (von, bis) angegeben werden können.

Kostenstellenzuordnung in Verträgen

Kostenstellenzuordnung in Verträgen