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Verwaltung von Stammdaten

Nachfolgender Bereich beschreibt die Verwaltung von Stammdaten im Adminbereich. Bitte beachten Sie hierzu auch die Grundlagen des Bereichs Stammdaten.

Alle Stammdaten können im Adminbereich im Menüpunkt Stammdaten verwaltet werden.

Einstellungsbereich - Stammdaten

Einstellungsbereich - Benutzerdefinierte Felder

Stammdaten anlegen

Um neue Stammdaten hinzuzufügen navigieren Sie zunächst in den gewünschten Stammdaten-Bereich. In diesem Beispiel Standorte.

Standortverwaltung

Standortverwaltung

Zur Anlage eines neuen Standorts klicken Sie im auf den grünen Hinzufügen Button. Im nächsten Schritt müssen die grundlegenden Informationen für den neu anzulegenden Standort ausgefüllt werden.

Einstellungen des Standortes

Einstellungen des Standortes
Feld Beschreibung
(1) Name Der primäre Anzeigename des Standortes.
(2) Kürzel Abkürzung (z.B. für Verwendung in Namensschema oder bestimmten Reports
(3) Adresse (Nur bei Standorten) Anschrift des Standortes

Die Anlage des Standortes abschließend mit Übernehmen bestätigen. Der neue Standort steht im Anschluss in allen Bereichen zur Verfügung.

Custom Fields in den Stammdaten

Das Datenmodell kann bei den Stammdaten ebenso mit Custom Fields ausgestattet werden. So können z. B. weitere Informationen wie Telefonnummern oder Support-Zeiten an den Stammdaten erweitert werden.

Custom Fields in den Stammdaten

Custom Fields in den Stammdaten

Bedeutung der Custom Fields

Das Datenmodell und die Möglichkeiten der Custom Fields sollten immer mit allen Beteiligten besprochen werden. Idealerweise sollten Custom Fields nicht mehrfach an verschiedenen Stellen angelegt werden, sondern zentral an einer Stelle, so dass die Informationen nicht doppelt gepflegt werden müssen.

Weitere Infos zur Verwaltung der Custom Fields

Stammdaten bearbeiten

Klicken Sie beim Eintrag, der bearbeitet werden soll, auf Bearbeiten.

Bearbeitung eines Standortes

Bearbeitung eines Standortes

Mehrfachbearbeitung von Stammdaten

Die Mehrfachbearbeitung erlaubt Ihnen die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Stammdaten-Einträgen. Somit kann als Beispiel der Status der Standorte oder auch die identische Adresse gesetzt werden.

Die Bearbeitung des Standortes abschließend mit Übernehmen bestätigen.

Stammdaten deaktivieren

Klicken Sie beim Eintrag, der zukünftig deaktiviert werden soll, auf Bearbeiten. Um den Eintrag für neue Assets zu deaktivieren, setzen Sie den Status auf Deaktiviert.

Deaktivierung eines Standortes

Deaktivierung eines Standortes

Bestehende Zuweisungen

Das Deaktivieren von Stammdaten hat nur Auswirkungen auf neue Assets oder die Änderung von bestehenden Zuweisungen. Der Eintrag wird in diesem Fall dann nicht mehr in der Auswahl angezeigt.

Assets, die aktuell der deaktivierten Einheit zugewiesen sind, werden nicht abgeändert.

Erweiterte Standortzuweisung

Die erweiterte Standortzuweisung ist eine optional aktivierbare Option, um Standorte in weitere Untereinheiten wie Niederlassungen, Gebäude, Etagen und Räume zu unterteilen.

Aufbau der erweiterten Standortzuweisung

Aufbau der erweiterten Standortzuweisung

Empfehlung

Die Aktivierung dieser Option empfiehlt sich, wenn in Ihrer Organisation Assets primär auf Raum oder Etagenebene verwaltet werden oder Standorte mit mehreren Gebäuden existieren (z.B. ein Campus).

Hierbei können die darunterliegenden Einheiten auch in Abhängigkeit zueinander konfiguriert werden. Hierdurch ergibt sich bei der Zuweisung in Assets ein hierarchischer Selektionsbaum.

Zur Aktivierung der Funktion klicken Sie in der Stammdatenverwaltung bei Standorten oben rechts auf den Button Erweiterte Standortzuweisung.

Einstellung der erweiterten Standortzuweisung

Einstellung der erweiterten Standortzuweisung

Durch einen Klick auf den Button Aktivieren wird die Funktion global freigeschaltet.

Aktivierung der erweiterten Standortzuweisung

Aktivierung der erweiterten Standortzuweisung

Hierdurch erweitert sich die Stammdatenauswahl in der linken Sidebar auch automatisch um die neuen Einträge.

Aktivierung der erweiterten Standortzuweisung

Aktivierung der erweiterten Standortzuweisung

Eintrag anlegen

Um nun z.B. einen neuen Raum im System anzulegen, navigieren Sie in der Sidebar auf den Eintrag Räume und klicken dort auf Hinzufügen.

Im neuen Dialog können nun die Stammdaten des Raums wie z.B. Name und Kürzel ergänzt werden. Im rot markierten Bereich kann die Auswahlmöglichkeit dieses Raumes auf bestimmte Bedingungen begrenzt werden.

Beispiel

In diesem Fall wäre der Raum nur für Assets auswählbar, die dem Standort Frankfurt und gleichzeitig der Gesellschaft "EntekSystems GmbH" zugewiesen sind.

Anlage & Zuweisung eines Raumes

Anlage & Zuweisung eines Raumes

Universelle Einträge

Bestimmte Räume oder Etagen finden sich in der Regel an jedem Standort (z.B. ein Erdgeschoss).

Hierfür genügt es z.B. die Etage ohne eine konkrete Einschränkung / Zuweisung zu definieren. Diese ist dann automatisch überall auswählbar und gilt z.B. auch für alle Standorte oder Gebäude.

Anlage eines universellen Geschosses

Anlage eines universellen Geschosses