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Fahrzeuge

Fahrzeug anlegen

Um ein neues Fahrzeug anzulegen, klicken Sie im oberen Bereich der Fahrzeugverwaltung auf den grünen Hinzufügen Button.

Fahrzeug anlegen

Fahrzeug anlegen

Im neuen Dialog werden nun zunächst die grundlegenden Informationen zum Fahrzeug eingetragen.

Feld Beschreibung
Kennzeichen (1) Das amtliche Kennzeichen
VIN / Identifikation (2) Fahrgestell- bzw. Identifikationsnummer
Hersteller (3) Fahrzeughersteller
Modell (4) Modellnummer oder -Code
Motor (5) Motorvariante und/oder Kennbuchstabe
Treibstoff (6) Verwendeter Treibstoff

Grundlegende Fahrzeugdaten

Grundlegende Fahrzeugdaten

Darunter werden die Daten zur Erstzulassung (1) des Fahrzeugs und das Datum der letzten Haupt- und Abgasuntersuchung (2) eingegeben.

Hinweis

Diese Daten werden zur Berechnung und Erinnerung der nächsten Prüfung verwendet. Bei Neufahrzeugen entspricht das Datum der letzten Prüfung (2) dem Datum der Erstzulassung.

Erstzulassung und letzte Prüfung

Erstzulassung und letzte Prüfung

Anschließend kann das Fahrzeug einem Standort und der Gesellschaft zugeordnet werden.

Tipp

Bei der Gesellschaft sollte es sich um das Unternehmen handeln, auf welches das Fahrzeug zugelassen ist.

Fahrzeughalter

Fahrzeughalter

Als letztes Eingabefeld in der linken Spalte befindet sich noch der Status des Fahrzeugs.

Status des Fahrzeugs

Status des Fahrzeugs

Status

Der Status wird wie folgt aufgeschlüsselt:

Status Beschreibung
Produktiv Zugelassene und im Einsatz befindliche Fahrzeuge
Auf Lager Fahrzeuge auf Lager
Verschrottet Gelöschte / verschrottete Fahrzeuge
Bestellt Bestellte Fahrzeuge
Leasingende An Leasinggeber zurückgegeben
Wartung Fahrzeuge in Wartung
Bereinigung Alter Eintrag, obsolet

In der rechten Spalte kann das Fahrzeug nun weiteren Organisationseinheiten bzw. auch einem (festen) Fahrer zugewiesen werden.

Zuordnung zu weiteren Organisationseinheiten

Zuordnung zu weiteren Organisationseinheiten

Sofern es sich um ein Leasingfahrzeug handelt, kann im darauffolgenden Eingabebereich der zugehörige Leasingvertrag zugeordnet werden.

Zuordnung zu einem Leasingvertrag

Zuordnung zu einem Leasingvertrag

Darunter befindet sich auch die direkte Eingabe für den Anschaffungswert und die optionale monatliche Rate (= Leasingrate).

Tipp

Bei Leasing-Dienstwagen, die nach der 1%-Regelung oder vergleichbar besteuert werden, sollte im Anschaffungswert der Bruttolistenpreis hinterlegt werden.

Anschaffungswert und Rate

Anschaffungswert und Rate

Im Anschluss kann das Fahrzeug noch einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.

Zuordnung von Kostenstellen

Zuordnung von Kostenstellen

Der letzte Abschnitt bietet noch die Möglichkeit weitere Daten und Beschreibungen zum Fahrzeug zu ergänzen. Im Standard ist hier der Stand des Navigationssystems und ein Kommentarfeld.

Tipp

Im Kommentar sollten alle Ausstattungsmerkmale und ggf. Sonderausstattung des Fahrzeugs aufgeführt werden.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen

Dokumente

Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Wartungsprotokolle, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Fahrzeugs auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Vertrag zuordnen

In der Einzelansicht eines Fahrzeugs können auch allgemeine Verträge dem Fahrzeug zugeordnet werden. Klicken Sie hierzu bei Zuordnung Verträge auf Hinzufügen.

Zuordnung von Verträgen

Zuordnung von Verträgen

Im neuen Dialog kann nun der Vertrag unter (1) ausgewählt werden. Zusätzlich können die monatlichen oder quartalsweisen Kosten dieser einzelnen Zuordnung mit angegeben werden (2).

In diesem Fall ordnen wir einen Rahmenvertrag zur Fahrzeugwartung mit monatlichen Kosten von 30,00€ zu.

Details der Zuordnung

Details der Zuordnung