Fahrzeuge
Fahrzeug anlegen¶
Um ein neues Fahrzeug anzulegen, klicken Sie im oberen Bereich der Fahrzeugverwaltung auf den grünen Hinzufügen Button.
Im neuen Dialog werden nun zunächst die grundlegenden Informationen zum Fahrzeug eingetragen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kennzeichen (1) | Das amtliche Kennzeichen |
| VIN / Identifikation (2) | Fahrgestell- bzw. Identifikationsnummer |
| Hersteller (3) | Fahrzeughersteller |
| Modell (4) | Modellnummer oder -Code |
| Motor (5) | Motorvariante und/oder Kennbuchstabe |
| Treibstoff (6) | Verwendeter Treibstoff |
Darunter werden die Daten zur Erstzulassung (1) des Fahrzeugs und das Datum der letzten Haupt- und Abgasuntersuchung (2) eingegeben.
Hinweis
Diese Daten werden zur Berechnung und Erinnerung der nächsten Prüfung verwendet. Bei Neufahrzeugen entspricht das Datum der letzten Prüfung (2) dem Datum der Erstzulassung.
Anschließend kann das Fahrzeug einem Standort und der Gesellschaft zugeordnet werden.
Tipp
Bei der Gesellschaft sollte es sich um das Unternehmen handeln, auf welches das Fahrzeug zugelassen ist.
Als letztes Eingabefeld in der linken Spalte befindet sich noch der Status des Fahrzeugs.
Status
Der Status wird wie folgt aufgeschlüsselt:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Produktiv | Zugelassene und im Einsatz befindliche Fahrzeuge |
| Auf Lager | Fahrzeuge auf Lager |
| Verschrottet | Gelöschte / verschrottete Fahrzeuge |
| Bestellt | Bestellte Fahrzeuge |
| Leasingende | An Leasinggeber zurückgegeben |
| Wartung | Fahrzeuge in Wartung |
| Bereinigung | Alter Eintrag, obsolet |
In der rechten Spalte kann das Fahrzeug nun weiteren Organisationseinheiten bzw. auch einem (festen) Fahrer zugewiesen werden.
Sofern es sich um ein Leasingfahrzeug handelt, kann im darauffolgenden Eingabebereich der zugehörige Leasingvertrag zugeordnet werden.
Darunter befindet sich auch die direkte Eingabe für den Anschaffungswert und die optionale monatliche Rate (= Leasingrate).
Tipp
Bei Leasing-Dienstwagen, die nach der 1%-Regelung oder vergleichbar besteuert werden, sollte im Anschaffungswert der Bruttolistenpreis hinterlegt werden.
Im Anschluss kann das Fahrzeug noch einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
Der letzte Abschnitt bietet noch die Möglichkeit weitere Daten und Beschreibungen zum Fahrzeug zu ergänzen. Im Standard ist hier der Stand des Navigationssystems und ein Kommentarfeld.
Tipp
Im Kommentar sollten alle Ausstattungsmerkmale und ggf. Sonderausstattung des Fahrzeugs aufgeführt werden.
Dokumente¶
Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Wartungsprotokolle, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.
Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Fahrzeugs auf den hellblauen Button Dateien.
Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.
Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.
Vertrag zuordnen¶
In der Einzelansicht eines Fahrzeugs können auch allgemeine Verträge dem Fahrzeug zugeordnet werden. Klicken Sie hierzu bei Zuordnung Verträge auf Hinzufügen.
Im neuen Dialog kann nun der Vertrag unter (1) ausgewählt werden. Zusätzlich können die monatlichen oder quartalsweisen Kosten dieser einzelnen Zuordnung mit angegeben werden (2).
In diesem Fall ordnen wir einen Rahmenvertrag zur Fahrzeugwartung mit monatlichen Kosten von 30,00€ zu.
Protokolle¶
Um die Über- und Rückgabe passend zu dokumentieren, könenn die entsprechenden Dokumente erstellt werden:
Gerade bei Fahrzeugen ist die Dokumentation des Fahrzeugzustands/Schadensbildes enorm wichtig, um Rechtsstreitigkeiten aber auch interne Diskussionen zu vermeiden.
Über den Reload-Button können die gesetzten Markierungen wieder zurückgesetzt werden.
Kombination von Lagerartikeln bei den Protokollen
Häufig werden weitere Artikel bei der Über- oder Rückgabe von Fahrzeugen mit genutzt. Damit solche Fälle ebenso abgedeckt werden können, ist die zusätzliche Angabe von Lagerartikeln ebenso machbar:
Prüfung des Führerscheins bei der Übergabe
Die Angabe, ob der Führerschein geprüft wurde oder nicht, ist eine Pflichtangabe für die Übergabe:
Wichtig: Fahrzeuge dürfen nur von Mitarbeitern geführt werden, die einen aktuellen Führerschein haben, der auch im Rahmen des Nutzungszeitraums noch die passende Gültigkeit aufweist.