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Tankkarten

Tankkarte anlegen

Um eine neue Tankkarte anzulegen, klicken Sie im oberen Bereich der Tankkartenverwaltung auf den grünen Hinzufügen Button.

Tankkarte anlegen

Tankkarte anlegen

Zunächst müssen die Kartennummer (1) und der Anbieter (2) als Stammdaten eingegeben werden.

Angabe der Stammdaten

Angabe der Stammdaten

Im Anschluss kann eine optionale Beschränkung des monatlichen Kontingents eingetragen werden.

Optionales Monats-Kontingent

Optionales Monats-Kontingent

Eine Tankkarte wird in der Regel auf ein Fahrzeug zugeordnet. Sofern es sich um eine Tankkarte handelt, die einem Dienstwagen mit möglicher Privatnutzung eines Mitarbeiters zugewiesen ist, sollte auch der Besitzer / Mitarbeiter hinterlegt werden.

Tipp

Wird der Besitzer der Karte mit hinterlegt, kann dieser auch an die Ablauffrist der Karte per E-Mail Benachrichtigung erinnert werden.

Zuordnung zu Besitzer / Fahrzeug

Zuordnung zu Besitzer / Fahrzeug

Nachfolgend kann für die die Karte ein Status (1) und das Ablaufdatum (2) gesetzt werden.

Status und Ablaufdatum

Status und Ablaufdatum

Darunter kann der gesetzte PIN-Code der Karte im System hinterlegt werden.

PIN / Entsperrcode der Tankkarte

PIN / Entsperrcode der Tankkarte

Optional kann auch eine Tankkarte einer oder mehreren Kostenstellen hinzugefügt werden.

Zuweisung von Kostenstellen

Zuweisung von Kostenstellen

Im letzten Bereich können im Kommentarfeld noch weitere Daten und Informationen zur Tankkarte hinterlegt werden. Beispielsweise um welche Kartenart es sich handelt und bei welchen Tankstellen diese nutzbar ist.

Kommentarfeld für Zusatzinformationen

Kommentarfeld für Zusatzinformationen

Dokumente

Innerhalb einer Tankkarte können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Quittungen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht einer Tankkarte auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Vertrag zuordnen

In der Einzelansicht eines Fahrzeugs können auch allgemeine Verträge dem Fahrzeug zugeordnet werden. Klicken Sie hierzu bei Zuordnung Verträge auf Hinzufügen.

Zuordnung von Verträgen

Zuordnung von Verträgen

Im neuen Dialog kann nun der Vertrag unter (1) ausgewählt werden. Zusätzlich können die monatlichen oder quartalsweisen Kosten dieser einzelnen Zuordnung mit angegeben werden (2).

In diesem Fall ordnen wir einen Rahmenvertrag zur Fahrzeugwartung mit monatlichen Kosten von 30,00€ zu.

Details der Zuordnung

Details der Zuordnung