Nummernkreise / Typen
Nummernkreise definieren in Inventory360 Untertypen zu Hardware-Kategorien. Diese legen dabei gleichzeitig auch den Bereich der automatisch vergebenen Inventarnummern fest.
Der Einstellungsbereich für Nummernkreise / Hardware Untertypen befindet sich im Adminbereich unter dem Eintrag Kategorien & Nummernkreise.
Baumansicht - Nummernkreise¶
Ab Release 4.4 werden Hardware-Kategorien und die darunter liegenden Nummernkreise in einer gemeinsamen Baumansicht angezeigt:
Baumansicht vs. Nummernkreise
Die spezielle Ansicht Nummernkreise sollte hierbei nur in Ausnahmefällen wie z.B. die Konfiguration eines gemeinsamen / großen Nummernkreises für alle Assets per Sammel-Aktion verwendet werden.
Empfehlung: Um Verwechslungen oder doppelte Einträge zu vermeiden, nutzen Sie bitte primär die neue Baumansicht.
Einzelner / gemeinsamer Nummernkreis¶
In der Standardeinstellung besitzen alle Hardware-Untertypen eigene Nummernkreise.
Workstations bewegen sich im Bereich 101000 - 109999. Notebooks hingegen können am Nummernkreis 201000 - 209999 festgemacht werden.
Diese Einstellung bietet den Vorteil, dass anhand der Inventarnummer direkt Rückschlüsse auf den vorliegenden Hardware-Typ gezogen werden können.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit alle Nummernkreise auf den gleichen Zahlenbereich zu konfigurieren. Dies kann z.B. eingesetzt werden, wenn die Geräte mit vorgedruckten Etiketten beklebt werden sollen.
Info
Ein Inventarnummernkreis kann nicht nach z.B. Standort oder Kostenstellen unterteilt werden. Konzeptionell wäre hiervon ohnehin abzuraten, da sich Kostenstellen oder Zugehörigkeiten eines Gerätes innerhalb der Laufzeit jederzeit ändern können und die Geräte dann neu gelabelt werden müssten.
Dimensionierung¶
Bei der Dimensionierung / Größe von Nummernkreise sollte immer beachtet werden, dass eine Inventarnummer eindeutig ist und nur 1x vergeben werden kann. Es muss somit genug Platz vorhanden sein, um für die nächsten Jahre genügend Geräte aufnehmen zu können.
Dieser Punkt hat vor allem bei der Nutzung eines gemeinsamen Nummernkreises einen hohen Stellenwert, da alle Hardware Untertypen in einem Zahlenraum platz finden müssen.
Empfehlung
Planen Sie lieber zu groß, als zu klein. Ihr Nummernkreis sollte mindestens 4-6 stellig Platz für Geräte bieten. Bei gemeinsamen Nummernkreisen lieber 2-4 Stellen mehr.
Für weitere Informationen empfehlen wir auch unseren Blog-Artikel: Was bei Inventarnummern zu beachten ist
Namensschema¶
Das Namensschema eines Nummernkreises bietet die Möglichkeit den Hostnamen eines Hardware-Assets automatisch zu füllen. In der Standardeinstellungen wird hier zumindest das Kürzel für die Gesellschaft automatisch mit eingefügt.
Innerhalb des Namensschemas können dabei verschiedene Variablen verwendet werden. Zusätzlich kann auf Custom Fields zugegriffen werden, die global für Hardware-Assets definiert sind.
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
{location} |
Kürzel des zugeordneten Standorts |
{organization} |
Kürzel der zugeordneten Organisation |
{department} |
Kürzel der zugeordneten Abteilung |
{project} |
Kürzel des zugeordneten Projekts |
{serialnumber} |
Seriennummer des Hardware-Assets |
{customfield} |
Wert eines Custom Fields auf Hardware Ebene. Name des Custom Fields hier in Kleinschrift einsetzen |
Nummernkreis hinzufügen¶
Um einen neuen Nummernkreis hinzuzufügen, klicken Sie unterhalb der jeweiligen Hardware-Kategorie grünen Button + Nummernkreis / Typ.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| (1) Kategorie | Die darüber liegende Kategorie (kann nachträglich nicht mehr geändert werden) |
| (2) Namensschema | Schema zur automatischen Vergabe des Hostnamens (= Feld Name im Hardware Asset) |
| (3) Start / Ende | Start und Ende des Inventarnummernkreises |
| (4) Name | Technischer Name / Schlüssel (z.B. in Migrationsvorlagen genutzt) |
| (5) Icon | Symbol zur Darstellung in der Web-Oberfläche |
| (6) Beschriftung | Anzeigename in der Web-Oberfläche in Deutsch und Englisch |
| (7) Optionen | Detaileinstellungen und Aktivierung / Deaktivierung |
Hinweis
Die Änderung der zugehörigen Hardware-Kategorie (1) ist nach der Anlage nicht mehr möglich. Ursache hierfür ist, dass abhängig von der Kategorie verschiedene Attribute vorgesehen sind und ein nachträglicher Wechsel somit zu Datenverlust- oder Inkompatibilitäten führen würde.
Nummernkreis bearbeiten¶
Die Bearbeitung eines bestehenden Nummernkreises ist ebenfalls im Adminbereich unter der Sektion Hardware -> Kategorien & Nummernkreise über den grünen Bearbeiten Button möglich.
Hinweis
Da eine Inventarnummer eindeutig im System ist und Geräte evtl. bereits mit einem Label versehen wurden, sollten Start- und Ende eines Nummernkreises nicht tiefgreifend nachträglich geändert werden. Andernfalls kann dies zu Problemen beim Bearbeiten von bestehenden Assets kommen.
Im folgenden beleuchten wir das Beispiel, dass ein Nummernkreis-Ende nachträglich vergrößert wird.
Hierbei gilt zu beachten, dass dies nur durchgeführt werden sollte, wenn noch genügend Platz zum nächsten Nummernkreis besteht (in diesem Fall zum Nummernkreis Notebook).
Tipp
Die Mehrfachbearbeitung erlaubt Ihnen auch die gleichzeitige mehrfache Bearbeitung von Nummernkreisen. Somit kann als Beispiel ein einheitlicher Nummernkreis für alle relevanten Untertypen in einem Schritt konfiguriert werden.
Ausreichend große Nummernkreise
Die Nummernkreise sollten ausreichend groß definiert werden, damit genügend Assets für die nächsten Jahre inventarisiert werden können. Es wird entsprechend mit einer passenden Meldung darauf hingewiesen:
Empfehlung: Nummernkreise mit einer Mindestgröße 1000 Einträge (Start und Ende immer beachten).
Zur Übernahme der geänderten Einstellung mit dem Button Übernehmen bestätigen.
Optische Erkennung (VISOR)¶
Sofern die optische Erkennung über VISOR genutzt wird, kann im Tab Erweitert ausgewählt werden, welche Objekttypen in diesen Bereich einfließen sollen.
In diesem Fall haben wir beispielsweise einen Hardware-Typ Büroausstattung. Auf diesen werden mit der nachfolgenden Einstellung Kaffeemaschinen, Feuerlöscher und Regale zugewiesen.
Nummernkreis löschen¶
Das Löschen eines bestehenden Nummernkreises ist ebenfalls im Adminbereich unter der Sektion Hardware -> Kategorien & Nummernkreise über das Dropdown des grünen Buttons Bearbeiten möglich.
Ein Nummernkreis bildet den Bereich der Inventarnummern einer Unterkategorie ab. Daher ist die Löschung genau zu kontrollieren und nur nach vorheriger Prüfung sinnvoll.
Minimale Anforderung an Nummernkreise für die Kategorien
Jede Kategorie benötigt immer mindestens einen Nummernkreis damit die Vergabe und Kontrolle der Inventarnummern korrekt funktionieren kann und damit bestehende Assets die historischen Inventarnummern passend zugeordnet werden können. Falls eine Löschung auf Grund dieser Logik nicht erfolgreich war, wird folgende Meldung angezeigt:
