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Lagerartikel hinzufügen

Um einen neuen Lagerartikel hinzuzufügen, klicken Sie im oberen Bereich auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Setzen Sie hier zunächst die grundlegenden Informationen zum Lagerartikel. Dieser sollte anhand des Namens (1) und der Beschreibung (2) eindeutig identifizierbar sein.

Zudem kann die Lager-Kategorie unter (3) nochmals ausgewählt werden.

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Darunter kann nun zwischen einem einfachen Verbrauchsmaterial oder einer Asset Verknüpfung gewählt werden.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Im anschließenden Abschnitt werden die aktuellen Bestände (nur bei Verbrauchsmaterial) und die Meldebestände festgelegt. Diese teilen sich dabei wie folgt auf:

  • Lagerbestand (1)

    Anzahl der Artikel, die aktuell noch auf Lager liegen.

  • Meldebestand (2)

    Bei Erreichen dieses Bestandes wird eine Benachrichtigung ausgelöst und der Lagerartikel optisch hervorgehoben. Dies erfolgt immer unter Berücksichtigung des Wertes Im Zulauf (4).

  • Mindestbestellmenge (3)

    Vorgabe bzw. Information wie viele Artikel bei Erreichen oder Unterschreiten des Meldebestandes mindestens bestellt werden sollen.

  • Im Zulauf (4)

    Anzahl der Artikel, die sich aufgrund einer offenen Bestellung aktuell bereits im Zulauf befinden.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Im unteren Bereich können noch weitere Informationen hinsichtlich des bevorzugten Lieferanten (1) oder ein Kommentarfeld (2) ergänzt werden. Das Kommentarfeld lässt sich beispielsweise für alternative Artikelnummern oder Bestellanweisungen verwenden.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Asset Verknüpfung

Bei der Auswahl der Option Asset Verknüpfung erweitert sich das Menü in der rechten Spalte um das benötigte Regelwerk.

Bestände

Die Bestände werden automatisch anhand der im folgenden getroffenen Filterbedingungen errechnet. Daher ist bei Auswahl des Typs Asset Verknüpfung keine Eingabe des Lagerbestandes und der Menge im Zulauf möglich.

Deaktivierte Eingabe der Lagerbestände und Zulauf-Mengen

Klicken Sie hier zunächst bei Bedingung auf den grünen + Button.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Hinweis

Es muss mindestens eine Regel hinzufügefügt werden. Diese werden dabei per UND verknüpft, sodass alle Regeln zutreffen müssen.

Es können nun weitere Bedingungen hinzugefügt werden, welche die Auswahl immer weiter eingrenzen. Bei den Vergleichsbedingungen stehen dabei mehrere Optionen abhängig vom vorliegenden Datentyp zur Verfügung.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Bedingung Beschreibung
Gleich Wert ist exakt gleich
Ungleich Wert weicht ab
Größer (Nur Zahlen / Datumsfelder) Linkes Attribut ist größer als der rechte Vergleichswert
Kleiner (Nur Zahlen / Datumsfelder) Linkes Attribut ist kleiner als der rechte Vergleichswert
Regular Expression Spezielle Filterbedingungen für Zeichenketten

Beispiel: Notebooks auf Lager

Die nachfolgende Konfiguration würde automatisch alle Notebooks erfassen, die aktuell auf Lager liegen. Hierzu wird nach dem Hardwaretyp und dem Status-Feld gefiltert.

Anlegen eines neuen Lagerartikels

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Bestände anpassen

Es gibt mehrere Wege die Bestände von Lagerartikeln zu verändern.

Per Scan / Barcode

Tipp

Diese Methode eignet sich besonders für die schnelle Ausgabe von Artikeln.

Der Lagerbereich bietet spezielle Inventarisierungs-Barcodes, die vergleichbar mit einer Supermarkt-Kasse sind. Diese können beispielsweise auf der Schrankwand oder dem Schubfach platziert werden, in dem die Artikel aufbewahrt werden.

Die Inventarisierungs-Barcodes können wie folgt abgerufen bzw. ausgedruckt werden.

Wechseln Sie hierzu beim zugehörigen Lagerartikel auf Anzeigen.

Aufrufen des Lagerartikels

Aufrufen des Lagerartikels
  • Der linke Barcode (1) erhöht den Bestand um 1
  • Der rechte Barcode (2) senkt den Bestand um 1

Die jeweiligen Barcodes können über den blauen Drucker-Button ausgedruckt werden.

Anzeige und Drucken der Barcodes

Anzeige und Drucken der Barcodes

Per manueller Eingabe

Tipp

Diese Methode eignet sich besonders für die Lieferung oder wiederkehrende Inventur von Lagerartikeln.

Durch einen Klick auf den grünen Bearbeiten Button den Artikel editieren.

Aufrufen des Lagerartikels

Aufrufen des Lagerartikels

Der aktuelle Lagerbestand kann nun basierend auf einer aktuellen Zählung direkt überschrieben werden.

Überschreiben des aktuellen Lagerbestandes

Überschreiben des aktuellen Lagerbestandes

Per Protokoll im Hardware-Bereich

Tipp

Diese Methode eignet sich besonders, wenn bei der Ausgabe von Hardware-Assets häufig Zusatzartikel wie z.B. Ladekabel, Notebooktaschen, etc. ausgegeben werden.

Bei der Erstellung eines Übergabe- oder Rückgabeprotokolls im Hardware Bereich haben Sie die Möglichkeit im Dialog auch auf Lagerartikel zuzugreifen.

Dabei wird zunächst der Lagerartikel ausgewählt (1) und die ausgegebene Menge (2) ergänzt.

Ausgabe eines Lagerartikels im Übergabeprotokoll

Ausgabe eines Lagerartikels im Übergabeprotokoll

Dies ist ebenso bei der Verwendung von Rückgabeprotokollen möglich. Der Lagerbestand des Artikels wird dann bei Rückgabe entsprechend erhöht statt gesenkt.

Per Ausgabe- / Rückgabe Protokoll

Seit Version 3.13 besteht auch die Möglichkeit eine Ausgabe- und Rücknahme mittels eines unterschriftsfähigen Protokolls festzuhalten.

Hinweis

Diese Option steht nur bei Lagerartikeln des Typs Verbrauchsmaterial zur Verfügung. Zur Ausgabe von vollständig inventarisierten Hardware-Assets nutzen Sie bitte die Protokoll- bzw. Zuweisungsfunktionen im Hardware-Bereich.

Zur Ausgabe eines Lagerartikels klicken klappen Sie zunächst das Kontext-Menü am grünen Bearbeiten Button auf.

Ausgabe eines Lagerartikels

Ausgabe eines Lagerartikels

Im nachfolgenden Schritt wird zunächst die ausgegebene Menge (1) und der Empfänger (2) ausgewählt.

Einstellungen zur Ausgabe

Einstellungen zur Ausgabe

An dieser Stelle kann auch direkt die Unterschrift im Protokoll platziert werden.

Abschließend die Ausgabe mit einem Klick auf den blauen Button Übernehmen unten links bestätigen.

Die Rückgabe erfolgt auf dem gleichen Weg über den Button Rückgabe.

Rückgabe eines Lagerartikels

Rückgabe eines Lagerartikels

Tipp

Um eine zuvor getätigte Übergabe mit wenigen Klicks zurückzunehmen, kann wie folgt vorgegangen werden. Klicken Sie beim vorliegenden Lagerartikel zunächst auf Anzeigen.

Aufrufen des Lagerartikels

Aufrufen des Lagerartikels

Im unteren Bereich findet sich eine Historie der getätigten Ein- und Ausgänge. Ein Artikel kann dort über den Button Rückgabe zurückgenommen werden.

Rückgabe eines ausgegebenen Lagerartikels

Rückgabe eines ausgegebenen Lagerartikels

Statistik

Die Statistik eines Lagerartikels kann durch den Klick auf Anzeigen geöffnet werden.

Aufrufen des Lagerartikels

Aufrufen des Lagerartikels

In diesem Bereich wird bei jeder Lagerbuchung ein neuer Referenzpunkt gebildet, anhand dessen verschiedene Auswertungen berechnet werden.

Statistik eines Lagerartikels

Statistik eines Lagerartikels

Nachbestellung

Bei Nutzung des Bereichs Purchasing kann auch eine Nachbestellung direkt aus dem Lagerbereich veranlasst werden. Klicken Sie hierzu im Untermenü von Bearbeiten auf den Punkt Nachbestellung.

Nachbestellung eines Lagerartikels

Nachbestellung eines Lagerartikels

Hiermit wird eine verknüpfte Bestellung im System generiert, die später das einfache Verbuchen des Wareneingangs ermöglicht.

Nachbestellung für mehrere Lagerartikel

Wenn Sie die Einstellungen für die Bestellungs-Positionen aktiviert haben, können Sie im Lagerwesen auch eine Nachbestellung für mehrere Lagerartikel durchführen. Die ausgewählten Artikel werden innerhalb einer Bestellung zusammengefasst:

Auswahl von mehreren Lagerartikeln

Auswahl von mehreren Lagerartikeln

Berechtigungen

Auch der Lagerbereich lässt sich über spezielle Rechte und auch die Lager-Kategorien sehr granular berechtigen.

Hierzu steht zudem ein besonderes Recht Inventarisieren zur Verfügung. Dieses erlaubt nur eine Anpassung der Lagerbestände, nicht jedoch der anderen Felder wie z.B. Name, Kommentar oder auch Lieferant.

Die Zugriffsverwaltung erfolgt über den Adminbereich im Punkt Gruppen & Rechte.

Einrichtung der speziellen Berechtigung Inventarisieren

Einrichtung der speziellen Berechtigung Inventarisieren

Zusätzlich können Lager-Kategorien auch auf bestimmte Organisationseinheiten beschränkt werden.

Zuweisung von Organisationseinheiten für Lagerbereiche

Zuweisung von Organisationseinheiten für Lagerbereiche

Kontext / Mandanten

Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist die Einrichtung einer Mandantenfähigen Berechtigungsgruppe. Dies erfolgt über den Adminbereich im Punkt Gruppen & Rechte in der Sektion Kontext / Mandanten einer Gruppe.