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Bestellung hinzufügen

Um eine neu getätigte Bestellung hinzuzufügen, klicken Sie im oberen Bereich auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen einer neuen Bestellung

Anlegen einer neuen Bestellung

Setzen Sie hier zunächst einen Namen (1) und eine aussagekräftige Beschreibung (2) für die Bestellung. Diese sollte anhand dieser Merkmale identifizierbar sein.

Name & Beschreibung einer Bestellung

Name & Beschreibung einer Bestellung

Im darunterliegenden Bereich kann die Bestellung nun bestimmten Organisationseinheiten zugewiesen werden, sofern sich diese eindeutig zuordnen lassen.

Gesellschaft

Achten Sie darauf, dass vor allem das bestellende Unternehmen und somit der Rechnungsempfänger im Feld Gesellschaft ausgewählt ist.

Tipp

Alle hier getroffenen Zuordnungen werden später auch bei der Erstellung von Assets ausgehend von der Bestellung übernommen. Je genauer die Daten geplegt sind, desto geringer ist der spätere Aufwand bei der Inventarisierung.

Auswahl der zugehörigen Organisationseinheiten

Auswahl der zugehörigen Organisationseinheiten

Anschließend wird in der rechten Spalte noch die gewählte Zahlungsmethode (1) und der Anbieter (2) ausgewählt.

Tipp

Die Liste der Anbieter ergänzt sich mit jeder Bestellung bei einem neuen Anbieter und wird später bei der Eingabe automatisch vorgeschlagen.

Auswahl der Zahlungsmethode und des Anbieters

Auswahl der zugehörigen Organisationseinheiten

Nachfolgend wird die Menge der Artikel und der Gesamtpreis (inkl. MwSt) eingetragen.

Bestellungs-Positionen

Sofern Bestellungs-Positionen aktiviert sind, können in diesem Abschnitt die einzelnen bestellten Artikel hinzugefügt werden. Die Summe der Artikel und der Gesamtpreis werden dann automatisch berechnet.

Eingabe der Bestellungs-Inhalte

Eingabe der Bestellungs-Inhalte

Der nächste Abschnitt dient der Zuordnung von optionalen Rahmenverträgen und Zuweisung von Kostenstellen. Diese können über den grünen + Button ausgewählt werden.

Zuordnung von Verträgen & Kostenstellen

Zuordnung von Verträgen & Kostenstellen

Um eine Referenz auf ein Anforderungs- oder Freigabeticket zu platzieren, nutzen Sie die Eingabemöglichkeit Ticket (1). Das Bestelldatum (2) wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt, kann aber auch überschrieben werden.

Referenz-Ticket und Bestelldatum

Referenz-Ticket und Bestelldatum

Sobald eine Bestellung vom Anbieter versendet wurde, kann optional auch die zur Verfügung gestellt Trackingnummer im System hinterlegt werden. Hierzu muss zunächst der Versandanbieter ausgewählt und die Trackingnummer hinterlegt werden.

Diese ist später anklickbar, sodass der Lieferstatus direkt über das jeweilige Portal des Versandanbieters einsehbar ist.

Tracking-Daten

Tracking-Daten

Bestellungs-Eingang

Wird eine Bestellung geliefert, kann diese Lieferung direkt im System verbucht werden. Hierzu gibt es zwei Wege

  • Aus Bestellungs-Übersicht

    Klicken Sie auf den blauen Button Eingang.

    Lieferung in der Bestellungs-Übersicht

  • Einzelansicht der Bestellung

    Klicken Sie in der Detailansicht einer Bestellung auf den hellblauen Button Teil-Lieferung.

    Lieferung in der Detailansicht

Im oberen Bereich ist immer ersichtlich wieviele Artikel bereits im System verbucht wurden. In diesem Fall sind aktuell noch 0 von insgesamt 5 Artikeln geliefert worden.

Anzahl der gelieferten Artikel

Anzahl der gelieferten Artikel

Darunter wird das aktuelle Tagesdatum automatisch als Lieferdatum angesetzt. Dieses kann aber auch überschrieben werden, wenn die Bestellung an einem anderen Tag geliefert wurde und der Eingang nachgelagert verbucht wird.

Angabe des Lieferdatums

Angabe des Lieferdatums

Im nächsten Schritt lassen sich zum einen Verbrauchsartikel in die Lagerwirtschaft verbuchen oder direkt Hardware-Assets auf Basis der Bestellung anlegen.

Auf Lager buchen

Bei der Buchung auf den Lagerbestand muss zunächst der Lagerartikel unter (1) ausgewählt werden. Über die Anzahl (2) wird festgelegt, wie viele Artikel hiervon geliefert wurden und auf das Lager verbucht werden können.

Lieferung auf einen Lagerbestand buchen

Lieferung auf einen Lagerbestand buchen

Durch Klick auf den orangenen Button Bestand hinzufügen wird der Lager-Dialog geöffnet.

An dieser Stelle muss die Verbuchung auf das Lager nochmals mit Übernehmen bestätigt werden.

Lagerbestand übernehmen

Lagerbestand übernehmen

Fehlende Lagerartikel

Um einen Lagerbestand umbuchen zu können, benötigen Sie bestehende Lagerartikel in den entsprechenden Kategorien. Falls dies nicht der Fall ist, wird ein passender Hinweis angezeigt:

Info zwecks fehlender Lagerartikel

Info zwecks fehlender Lagerartikel

Hardware Asset anlegen

Statt auf einen Lagerartikel kann auch direkt aus der Bestellung heraus ein Hardware-Asset angelegt werden.

Hierzu zunächst die vorliegende Hardware Kategorie (1) auswählen und im Anschluss auf den hellblauen Button Hardware anlegen klicken.

Lieferung auf Hardware-Asset buchen

Lieferung auf Hardware-Asset buchen

Wichtig

Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab, in dem das Hardware-Asset mit weiteren Details ergänzt werden kann. Nachdem alle nötigen Infos ergänzt sind und das Gerät vollständig inventarisiert ist, kann in den ursprünglichen Tab zurückgewechselt werden.

Browser-Tab zur Anlage des Hardware-Assets

Details des neuen Hardware-Assets

Tipp

Möchten Sie mehrere Assets (z.B. 10 Notebooks des gleichen Typs) anlegen, kann dieser Schritt entweder wiederholt werden oder - besser - die Funktion Klonen nach der Erstellung des ersten Assets genutzt werden:

Klonen des Hardware-Assets

Klonen des Hardware-Assets

Bestellung zurücksetzen

Falls die Bestellung fälschlicherweise auf vollständig geliefert gesetzt wurde, kann die Bestellung wieder zurückgesetzt werden.

Durch das Zurücksetzen wird nur die Bestellung wieder für die Bearbeitung freigegeben. Es werden keinerlei Änderungen an Hardware-Zuordnungen oder Lager-Buchungen durchgeführt.

Zurücksetzen einer Bestellung

Zurücksetzen einer Bestellung

Teil-Lieferungen

Gerade in Zeiten von Lieferschwierigkeiten ist eine Übersicht von nicht vollständig gelieferten Bestellungen unabdingbar.

Hierfür stehen in der Bestellungs-Übersicht mehrere Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die Auswahl z.B. auf unvollständige Bestellungen einzugrenzen.

Übersicht unvollständiger Bestellungen

Übersicht unvollständiger Bestellungen

Offene Bestellungs-Positionen

Um eine Übersicht zu noch nicht vollständigen Bestellungen inkl. deren Einzelpositionen zu erhalten, klicken Sie in der Übersicht auf Bestellt oder Teil-Lieferung.

Durch Einblenden der Spalte Beschreibung und Klick auf das hellblaue Symbol lassen sich die gelieferten Einzelmengen einer Bestellung anzeigen.

Auflisten der Bestellungs-Positionen

Auflisten der Bestellungs-Positionen

Bestellte Assets zählen nicht

Seit Release 4.4 werden Assets, die den Status Bestellt haben nicht mehr automatisch als Teil der Bestellung dazu gerechnet. Erst, wenn der Status sich ändert, z. B. auf Auf Lager oder Produktiv werden diese in die Bestellung eingebucht.

Hintergrund ist, dass bestellte Assets noch gar nicht am Unternehmen oder beim Dienstleister angekommen sind und somit nicht als physisch buchbar anzusehen sind.