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Verwaltung

Stammdaten anlegen

Um neue Stammdaten anzulegen, wechseln Sie zunächst in den gewünschten Stammdaten-Bereich.

Wechsel in den gewünschten Stammdaten-Bereich

Wechsel in den gewünschten Stammdaten-Bereich

Im oberen Abschnitt kann der neue Eintrag nun über den grünen Hinzufügen Button angelegt werden.

Anlegen eines Standortes

Anlegen eines Standortes

Nachfolgend werden die grundlegenden Informationen zum Eintrag ergänzt.

Informationen zum Standort

Informationen zum Standort
  • Name (1): Name des Eintrags. Dieser wird auch in den Zuweisungen von Assets angezeigt.
  • Kürzel (2): Kürzel / Abkürzung. Diese wird primär für das Namensschema für Hardware verwendet.
  • Status (3): Legt fest, ob der Eintrag für neue Zuordnungen auswählbar ist.
  • Adresse (4): (Sonderfeld nur bei Standorten) Anschrift / Adresse des Standortes.
  • Kostenstellen (5): Ein oder mehrere Kostenstellen, die dem Eintrag zugeordnet werden.

Detailansicht & Aktionen

In der Übersicht der jeweiligen Stammdateneinträge kann im oberen Bereich zwischen aktiven und deaktivierten Einträgen gewechselt werden.

Filter nach Status

Filter nach Status

Um die Detailansicht eines Stammdateneintrages und damit die Assetübersicht sowie zusätzliche Informationen aufzurufen, klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf Anzeigen.

Aufrufen der Detailansicht

Aufrufen der Detailansicht

Die Detailansicht unterteilt sich in fünf Einzelbereiche.

Bereiche der Detailansicht

Bereiche der Detailansicht
  • (1) Stammdaten Informationen und Zusatzfelder
  • (2) Kostenstellenzuweisungen
  • (3) Aktionen und Dateiablage
  • (4) Auswahlmenü für Asset-Liste
  • (5) Auflistung der Assets

Assets ohne Zuordnung

In der Übersicht der Stammdateneinträge existiert in der ersten Zeile stets eine Sonderansicht für Assets ohne eine Zuordnung.

Tipp

Hiermit können auch unvollständige Zuordnungen wie z.B. Geräte, die keinem Standort zugeordnet sind ausfindig gemacht und korrigiert werden.

Standardeintrag - Assets ohne Zuordnung

Standardeintrag - Assets ohne Zuordnung

Assets übertragen

Der Verwaltungsbereich bietet auch die Möglichkeit Assets zwischen gleichartigen Stammdaten-Bereichen zu übertragen. Beispielsweise beim Umzug eines Standortes A zum Standort B.

Innerhalb der Detailansicht des alten Standortes klicken Sie im Aktionsbereich auf den orangenen Button Assets übertragen.

Assets zwischen Stammdaten übertragen

Assets zwischen Stammdaten übertragen

Nachfolgend wird zunächst der neue Standort (= Ziel) unter (1) und die zu übertragenden Asset-Kategorien (2) ausgewählt.

Ziel und Asset-Kategorien auswählen

Ziel und Asset-Kategorien auswählen

Tipp

Diese Funktion kann auch in Vorbereitung zum vollständigen Löschen von Standorten verwendet werden. Setzen Sie hierzu den Haken bei Historie übertragen. Im Anschluss kann der alte Standort vollständig gelöscht werden.

Dateien

Innerhalb der Stammdaten weitere Dokumente wie z.B. die Raumpläne, Grundrisse oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht im Aktionsbereich auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

Beschreibung & Schlagwörter

Dokumente

Eine Übersicht der noch zu unterschreibenden Dokumente kann über den Bereich Dokumente eingesehen werden.

Übersicht über Dokumente ohne Unterschrift

Übersicht über Dokumente ohne Unterschrift

In der Übersicht kann die Zuordnung zu Benutzern und der passenden Hardware (1) eingesehen und mittels der passenden Aktionen (2) Dokumente angesehen und als unterschrieben markiert werden.

Dokumente unterschreiben

Falls Dokumente schon manuell unterschrieben wurden oder aus Sicht des Agenten korrekt bearbeitet wurden, kann der Agent das Dokument als unterschrieben markieren.

Klicken Sie dazu entweder bei den Aktionsbuttons auf folgenden Button: Unterschriftsbutton zum manuellen Setzen der Unterschrift

Unterschriftsbutton zum manuellen Setzen der Unterschrift

oder nach einer Mehrfachauswahl auf folgenden Button:

Mehrfachauswahl - Unterschriftsbutton zum manuellen Setzen der Unterschrift

Mehrfachauswahl - Unterschriftsbutton zum manuellen Setzen der Unterschrift

Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog in dem Sie nochmals bestätigen müssen, ob Sie die Unterschrift setzen möchten.

Bestätigungsdialog zum Setzen des Unterschriftsstatus

Bestätigungsdialog zum Setzen des Unterschriftsstatus

Nutzung nur zur manuellen Korrektur

Dieses Feature sollte nur zur Korrektur verwendet werden, da überlicherweise die Unterschrift bei der Übergabe von Hardware an den passenden Benutzer erfolgen sollte. Z. B. bei der Übergabe und Rückgabe von Hardware gibt es die eingebundenen Prozesse, die ebenfalls durch den Agenten oder auch durch den Mitarbeiter selbst durchgeführt werden könenn.

Nach dem Klick auf den Button Unterschreiben wird das Dokument aus der Liste entfernt und als vom betroffenen Benutzer/Mitarbeiter korrekt unterschrieben gespeichert.