Anforderungs-Katalog¶
Im Anforderungs-Katalog können Artikel und Dienste sowie deren Freigaberegeln & Budgetgrenzen für das Self-Service-Portal angelegt werden.
Die dort hinterlegten Einträge sind dann für alle oder bestimmte Personengruppe im Self-Service-Portal im Rahmen von Anforderungen auswählbar.
Hinweis
Diese Funktion kann nur bei aktiviertem Self-Service-Portal verwendet werden.
Anwendungsbereiche¶
Anforderungs-Kataloge können vielfältige Elemente beinhalten. Für jeden Katalog können dabei individuelle Freigaberegeln und Budgetgrenzen hinterlegt werden.
- Ersatzbeschaffung für IT-Hardware
- Zubehör bis 100€ (z.B. Headsets, Netzteile, etc.)
- Lizenzanforderungen
- Anforderung von Zugriffsrechten (z.B. auf Laufwerke oder Cloud Services)
- Büroausstattung oder Büromaterial
- uvm.
Anlegen¶
Um einen neuen Anforderungs-Katalog anzulegen klicken Sie im Navigationsbereich auf Verwaltung -> Anforderungs-Katalog.
Anzeige & Beschriftung¶
Im ersten Konfigurationsschritt können grundlegende Daten zum Anforderungs-Katalog hinterlegt werden. Hierbei kann auch ein Bild verwendet werden, welches den Endanwendern im Self-Service-Portal angezeigt wird.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| (1) Name | Der technische Name des Anforderungs-Katalogs. Dieser sollte keine Sonder- oder Leerzeichen enthalten. |
| (2) Beschreibung | Interne Beschreibung für den Agenten- / Verwaltungsbereich. |
| (3) Beschriftung | Hauptüberschrift für die Anzeige im Self-Service-Portal. |
| (4) Text | Textblock / Details unterhalb der Hautüberschrift. Wird im Self-Service-Portal angezeigt. |
| (5) Zuordnung | Legt fest für welche Mitarbeiter der Katalog angezeigt werden soll. |
Zuordnung
Maßgeblich für den Bereich Zuordnung ist die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Standort, Gesellschaft, Abteilung oder Projekt. Sofern auf dieser Ebene Einschränkungen getroffen werden, sollte zuvor sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter eine korrekte Zuweisung besitzen.
- Manuell über den Bereich Benutzer oder Personal -> Mitarbeiter
- Automatisch über die Erweiterte Stammdaten-Synchronisation
Freigabeprozess¶
Der zweite Schritt der Konfiguration erlaubt die optionale Angabe eines Freigabe-Workflows. Ist dies aktiviert, muss nach der Anforderung durch den Endanwender zunächst eine Freigabe oder Ablehnung durch einen definierten Personenkreis erfolgen.
Wo erfolgt die Freigabe / Ablehnung?
Die Freigabe oder Ablehnung einer Anforderung erfolgt über den Bereich Meine Freigaben im Self-Service-Portal. Der freigebende Mitarbeiter kann hierüber im Rahmen der E-Mail Benachrichtigungen informiert werden.
- Über (1) kann die notwendige Freigabe aktiviert bzw. deaktiviert werden
- Über den Button Hinzufügen (2) kann eine neue Freigaberegel bzw. Person zum Regelwerk hinzugefügt werden
- Das Limit (3) auf der rechten Seite begrenzt den möglichen Gesamtwert einer Anforderung. Dieser Gesamtwert ergibt sich aus dem hinterlegten Preis und Menge der Katalog-Inhalte
Beim Hinzufügen einer neuen Freigabe-Regel bestehen insgesamt zwei Auswahlmöglichkeiten:
Fester Mitarbeiter¶
Die Freigabe durch einen hier fest definierten Mitarbeiter (z.B. Geschäftsführer) ist erforderlich.
Tipp
Diese Option sollte genutzt werden, wenn die Mitarbeiter aktuell noch keinen Standorten, Gesellschaften, Abteilungen oder Projekten zugeordnet sind oder für diese Stammdaten noch keine Vorgesetzten oder Ansprechpartner hinterlegt sind.
Individuell¶
Die Freigabe erfolgt anhand der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Organisationseinheit wie z.B. Standort, Gesellschaft, Abteilung oder Projekt.
Tipp
Diese Option sollte nur genutzt werden, wenn alle Mitarbeiter eine valide Zuweisung zu den Organisationseinheiten besitzen. Zudem muss im Bereich Verwaltung oder im Adminbereich das jeweilige Feld (hier: Abteilung -> Verantwortlicher) mit einem Wert gefüllt sein.
Nutzung eigener Felder
Es können hierbei auch Custom Fields für die Auswahl verwendet werden. Definieren Sie hierzu im Bereich Customizing ein neues Stammdatenfeld vom Typ Benutzer für einen Standort, eine Gesellschaft, eine Abteilung oder ein Projekt.
Katalog-Inhalte¶
Im letzten Schritt können die innerhalb des Katalogs auswählbaren Einträge verwaltet werden.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| (1) Standardmodell | Verweis auf ein bestehendes Standardmodell. |
| (2) Beschriftung | Hauptüberschrift für die Anzeige im Self-Service-Portal. |
| (3) Kosten | Für die Limit- / Budgetberechnung verwendeter Einzelpreis. |
| (4) Max. Menge | Pro Anforderung maximal auswählbare Menge dieses Artikels. |
| (5) Status | Eintrag aktivieren / deaktivieren. |
| (6) Beschreibungstext | Detail-Informationen, die im Self-Service-Portal unterhalb des Artikelbildes angezeigt werden. |
| (7) Anzeigebild | Anzeigebild des Artikels im Self-Service-Portal. |
Wird für den Artikel kein Anzeigebild gesetzt, wird das Bild aus dem Standardmodell für die Anzeige im Self-Service-Portal verwendet. Ist dieses nicht gesetzt oder besteht kein Verweis auf ein Standardmodell (1), wird lediglich ein Platzhalter-Symbol angezeigt.
Tipp
Um den Anforderungsbereich für die Endanwender optimal nutzbar zu halten, sollte für jeden Artikel ein festes Anzeigebild hinterlegt werden.
Nachträgliche Änderungen¶
Nachträgliche Änderungen am Service-Katalog wie z.B. die Änderung der Freigaberegeln oder das Hinzufügen neuer Einträge gelten immer nur für alle neuen Anforderungen.
Alle Anforderungen, die bis dahin erstellt wurden, arbeiten weiter mit dem zum Zeitpunkt der Anfrage gültigen Stand.
Wo finden sich eingestellte Anforderungen?¶
Die von einem Mitarbeiter eingestellten Anforderungen finden sich für die weitere Bearbeitung im Verwaltungsbereich im Punkt Anforderungen wieder.
