Einfache Inventur
Die einfache Inventur ermöglicht die Durchführung einer Inventur auf einem spezifischen Level der Stammdaten (Gesellschaft, Standort, Abteilung, Projekt) und auch bezogen auf die erweiterte Standortzuweisung (Niederlassung, Gebäude, Etage und Raum).
Inventur-Erstellung¶
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| (1) Name | Name der Inventur |
| (2) Beschreibung | Weitere Beschreibung zur Inventur |
| (3) Inventur-Typ | Auswahl zwecks Inventur-Typ (Einfache Inventur - aktueller Standard) |
| (4) Start/Ende | Start und Ende der Inventur |
| (5) Auswahl | Auswahl des Inventurlevels |
Die Auswahl erlaubt nur eine Selektion und keine weiteren Einträge:
Somit muss das passende Level festgelegt werden, auf der die Inventur durchgeführt werden soll.
Wie treffe ich die passende Auswahl?
Eine Faustregel ist, dass die passende Auswahl durchgeführt, die auch in der angegebenen Zeit (Start und Ende beachten!) mit dem vorhandenen Personal und bei gegebener Asset Menge machbar ist.
Inventur-Prozess¶
Der Inventur-Prozess ist in 4 Schritte gegliedert:
- Inventur-Vorbereitung: Alle Maßnahmen zur Vorbereitung einer ordentlichen und genauen Inventur
- Inventur-Durchführung: Die Durchführung der Inventur (inklusive des Scans der Asset per App)
- Inventur-Prüfung: Prüfung durch den Inventur-Verantwortlichen der eingegangenen Daten
- Inventur-Abschluss: Abschluss und Einfrieren der Inventur-Daten
Inventur-Verantwortlicher: Sorgfalt und Zeitfaktor
Inventur-Verantwortliche sollten sich ausreichend Zeit für jeden der 4 Schritte nehmen, damit die Qualität und Kontrolle der Inventur auch ausreichend ist. Innerhalb des jeweiligen Inventur-Schrittes werden Sie zusätzliche Informationen erhalten, damit die Inventur die höchstmögliche Qualität erreichen kann.
Inventur-Vorbereitung¶
Die Inventur-Vorbereitung bietet die Möglichkeiten die Inventur-Daten einzusehen, falls fehlend oder falsch zu ändern und die nötigen Schritte vorzubereiten, die für eine hohe Qualität und Genauigkeit notwendig sind.
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| (1) Prozess-Schritt | Name der Inventur |
| (2) Inventur-Daten | Weitere Daten zur Inventur |
| (3) Fortschrittsanzeige | Prozendualer Fortschritt |
| (4) Aktionsbuttons | Buttons für unterschiedliche Aktionen |
| (5) Assets | Anzeige der Assets nach unterschiedlichen Status |
Mitarbeiter zuweisen
Eine der wichtigsten Faustregeln ist ausreichend Inventur-Personal einzuplanen. Über den Button Mitarbeiter zuweisen kann aus der Benutzerauswahl passend gewählt werden.
Sobald sich der Inventur-Verantwortliche sicher ist, kann er auf den Button Inventur starten klicken. Hier werden nochmal alle relevanten Punkte im Dialog angezeigt.
Sobald die Inventur gestartet wurde, kann die Inventur über die App angezeigt werden und vom Inventur-Personal das jeweilige Asset eingescannt werden.
Inventur-Durchführung¶
Das Inventur-Personal führt nun auf Basis der Inventur-Liste die Scans über die Barcodes (Code 128) durch. Hierdurch ändert sich die Anzahl der gefundenen, offenen, geänderten oder neuen Assets in der Inventur-Übersicht.
Die Daten zum Asset und zum Scan könnnen in den Übersicht eingesehen werden:
Durch die Aktionen des Inventur-Personals innerhalb der App ändert sich auch die Fortschrittsanzeige:
Der Inventur-Verantwortliche kann jederzeit die Inventur auf den nächsten Status Inventur-Prüfung setzen, wodurch keine Scans mehr über die App möglich sind. Dies macht in dem Falle Sinn, wenn keine Änderungen an der Inventur selbst mehr stattfinden soll.
Klicken Sie daher auf den Button Inventur prüfen, wenn dieser Zeitpunkt erreicht ist und bestätigen im Dialog mit Ja:
Inventur-Prüfung¶
In der Inventur-Prüfung kann der Inventur-Verantwortliche die Assets prüfen und freigeben. Dazu müssen in den Übersichten die Assets selektiert werden und danach auf den Button Freigeben geklickt werden.
Freigabe in der Inventur-Prüfung
Durch die Freigabe der Assets bestätigen Sie, dass die Assets korrekt gefunden wurden. Nach dem Abschluss der Inventur werden nur die freigegebenen Assets mit dem passenden Inventur-Datum versehen, falls gewünscht.
Hat die Freigabe korrekt funktioniert, wird dies innerhalb der Listen angezeigt:
Nicht gefundene Assets dennoch als gefunden markieren
Falls Assets dennoch als gefunden markiert werden sollen, gibt es dies über die Mehrauswahl zu setzen:
Klicken Sie zum passenden Zeitpunkt auf den Button Inventur abschließen. Hierdurch öffnet sich ein Dialog, der zwei Optionen anbietet:
- Erste Option: Es wird für alle Assets aus der Inventur das Inventur-Datum gesetzt, egal ob freigegeben oder nicht.
- Zweite Option: Es wird nur für freigegebenene Assets das Inventur-Datum gesetzt.
Inventur-Abschluss¶
Sobald die Inventur abgeschlossen ist, sind die Daten der Inventur eingefroren und können nicht verändert werden. Einzig der Button Löschen steht noch den passenden Benutzern zur Verfügung und kann zur nachträglichen Löschung verwendet werden.
Der Status der Inventur wird nun oben passend auf der Inventur-Seite oder in der Inventur-Übersicht angezeigt:
Weiteres¶
Als Inventur-Verantwortlicher können Sie über die Häufigkeit und den Detailgrad der Inventur(en) bestimmen und sollten grob einmal im Jahr eine Gesamtinventur durchführen.
Ob Sie die Inventur häufiger oder seltener durchführen werden, obliegt dem Unternehmen, den dortigen Prozessen und hängt auch mit Asset-Menge, der Kategorie-Variation und anderen Faktoren zusammen.