Allgemeine Verträge
Vertrag anlegen¶
Um einen neuen allgemeinen Vertrag anzulegen, klicken Sie in der Übersicht der allgemeinen Verträge auf den grünen Hinzufügen Button.
Vertragsdaten¶
Im nächsten Schritt können die grundlegenden Informationen zum Vertrag ergänzt werden.
- (1) Nummer: Vertragsnummer (auf den Vertragsdokumenten)
- (2) Anbieter: Vertragsgeber / Anbieter
- (3) Beschreibung: Interne Kurzbeschreibung / Zweck des Vertrags
- (4) Typ: Auswahl des Untertyps.
Vertragsnehmer¶
Darunter findet sich die Zuweisungsmöglichkeit des Vertrages. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass der korrekte Vertragsnehmer im Punkt der Gesellschaft ausgewählt wird.
Weitere Zuweisungen
Die weiteren Zuweisungsmöglichkeiten werden an dieser Stelle nur genutzt, wenn sich ein Vertrag unmittelbar und direkt einem Standort oder sogar einem Mitarbeiter zuweisen lässt. In der Regel werden einem Vertrag erst nach der Anlage mehrere Assets zugewiesen.
Status¶
In der rechten Spalte kann nun der Status des Vertrages gesetzt werden. Dieser Status fließt auch in interne Auswertungen und Benachrichtigungen mit ein.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
Aktiv |
Aktiver und laufender Vertrag |
Gekündigt |
Vertrag der gekündigt wurde oder bereits beendet ist |
Auf Lager |
Stillgelegter Vertrag, der bei Bedarf reaktiviert werden kann |
Laufzeiten & Fristen¶
Nachfolgend findet sich einer der wichtigsten Bereiche zur digitalen Abbildung von Verträgen. Hier werden die Laufzeiten und Fristen der Verträge eingetragen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsbeginn | Datum des Vertragsbeginns |
| Laufzeit | Laufzeit in Monaten (wenn kein fixes Vertragsende vorhanden ist) |
| Vertragsende | Fixes Enddatum des Vertrages |
| Automatisch verlängern um | Falls sich ein Vertrag automatisch um X Monate verlängert |
| Kündigungsfrist | Frist in Monaten mit welcher der Vertrag gekündigt werden kann |
| Subventionierbar nach | (Optional) Anzahl der Monate nachdem ein Vertragsupgrade oder Bonusprogramme abgerufen werden können |
| Letzte Subventionierung | (Optional) Datum, wann das letzte Upgrade / Bonus in Anspruch genommen wurde |
Zahlung & Kosten¶
Nun können die Details der Kosten im Vertrag ergänzt werden. Die Zahlungsmethode gibt hierbei an, in welchem Rhythmus die Vertragsraten abgebucht oder bezahlt werden müssen.
Über die Eintragung der Rate je Monat, Quartal oder Jahr können die wiederkehrenden Kosten des Vertrags hinterlegt werden.
Raten
Wir empfehlen immer nur eine der Raten zu füllen. Gibt der Vertragsgeber seine Zahlung mit einem jährlichen Betrag an, ist nur das Feld Jährliche Rate zu füllen.
Zusätzliche Informationen¶
Abschließend kann noch ein optionaler Link zu einem DMS-System bzw. ein umfangreicherer Kommentar (z.B. mit der Leistungsbeschreibung) hinterlegt werden
Tipp
Nach der Anlage des Vertrages im System, sollten auch alle Vertragsunterlagen als Datei in Inventory360 hochgeladen werden. Somit sind alle nötigen Informationen an einer zentralen Stelle ohne Medienbruch einsehbar.
Dokumente¶
Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Vertragsunterlagen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.
Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Vertrages auf den hellblauen Button Dateien.
Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.
Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.
Zuordnungen¶
Die Zuweisung von einem oder mehreren verschiedenen Assets kann ebenfalls über die Einzelansicht des Vertrages erfolgen.
Hierzu stehen im unteren Bereich bei den jeweiligen Asset-Kategorien (z.B. Hardware, Benutzer, Lizenzen) Buttons zum Hinzufügen bestehender Assets bereit.
Tipp
Die Zuordnung kann auch aus der umgekehrten Richtung - z.B. dem Hardware Asset - erfolgen. Klicken Sie hierzu bei Verträge auf das + Symbol um einen bestehenden Vertrag auszuwählen.
Historie¶
Ab der Version 4.4 wird für Verträge eine Historie erfasst. Diese umfasst auch Zuordnungen von Assets wie beispielsweise Hardware, Lizenzen, etc.
Die Historie kann in der Einzelansicht eines Vertrages über den Tab Historie aufgerufen werden.
Durch einen Klick auf den Button Anzeigen können die jeweiligen Versionsstände aufgerufen werden.
Per Klick auf Aktuelle Version anzeigen kann wieder zum aktuellsten Eintrag zurückgesprungen werden.
Historie von Kostenstellen
Die Zuordnung von Kostenstellen entspricht aus Gründen eines nachvollziehbaren Reportings immer dem aktuellen Stand und wird somit nicht von der Historie erfasst. Dies hat auch den Hintergrund, dass für Kostenstellenzuordnungen derzeit abweichende Laufzeiten (von, bis) angegeben werden können.
