Automatisierung

Seit Version 3.13 können im Bereich Automatisierung der Grundeinstellungen des Adminbereichs automatisierte Vorgänge und Einstellungen konfiguriert werden.

Zuordnungen von Benutzer übernehmen

Durch Aktivierung (1) dieser Funktion kann die Zuordnung von Assets zu Stammdaten wie z.B. Standort, Abteilung oder auch einer Kostenstelle vom zugeordneten Mitarbeiter gesteuert werden.

Wichtig

Diese Einstellungen beeinflusst sehr viele Bereiche. Bitte schauen Sie sich vor der Aktivierung das Beispiel an, um zu prüfen ob der Workflow auf Ihre Anforderungen passt.

Einstellungsoptionen - Automatisierung

Über die Detaileinstellungen (2) kann festgelegt werden, welche Daten vom Benutzer in die zugeordneten Assets übernommen werden sollen.

• Stammdaten: Übernahme Gesellschaft, Standort, Niederlassung, Gebäude, Etage, Abteilung, Projekt des Mitarbeiters
• Kostenstellen: Übernahme aller Kostenstellenzuordnungen des Mitarbeiters

Hierdurch müssen die Zuordnungen nicht mehr mehrfach gepflegt, sondern können in folgenden Fällen automatisch angepasst werden:

• Wechsel des zugeordneten Benutzers
• Änderung der Zugehörigkeit eines Benutzers (z.B. Abteilungswechsel)

Tipp

Um den maximalen Automatisierungsgrad zu erreichen, empfiehlt es sich diese Funktion in Verbindung mit der erweiterten Synchronisation in LDAP und Microsoft 365 zu verwenden.

Modus der Kostenstellen-Zuweisungen

Bei Auswahl der automatischen Übernahme von Kostenstellen kann in Punkt (3) das Verhalten bei der Übernahme der Kostenstellen angepasst werden:

• Ersetzen (= Standard): Die Kostenstellen der zugeordneten Assets werden vollständig mit denen des Benutzers 1:1 überschrieben.

  Alle Kostenstellen-Zuordnungen werden vollständig ersetzt

• An Ende einfügen: Statt die Kostenstellen in den zugeordnet Assets vollständig zu überschreiben, werden die automatisch übernommenen Kostenstellen automatisch an das Ende eingefügt.

  

  Aktuelle Kostenstellenzuordnungen werden zu den bestehenden Einträgen hinzugefügt

  Laufzeiten automatisch berechnen

  Über die zusätzliche Option "Laufzeiten automatisch berechnen" wird das Enddatum der alten / bestehenden Kostenstelle dabei automatisch und intelligent berechnet.

  

  Das System folgt hierbei der nachfolgenden internen Logik:

  • Neu hinzugefügte Kostenstellen haben kein explizites Start-Datum: Das End-Datum aller alten / bestehenden Kostenstellenzuweisungen des Assets werden auf das gestrige Datum gesetzt, sofern dieses aktuell noch leer (= offenes Ende) ist

  • Neu hinzugefügte Kostenstellen haben ein gesetztes Start-Datum: Das End-Datum aller alten / bestehenden Kostenstellenzuweisungen des Assets werden auf einen Tag (-1) vor dem Start-Datum der neuen Zuweisung Datum gesetzt, sofern das End-Datum der bestehenden Kostenstelle aktuell noch leer (= offenes Ende) ist

  • Sofern die alten / bestehenden Kostenstellenzuweisungen bereits ein End-Datum gesetzt haben, findet keine Veränderung statt

  • Sofern neu hinzugefügte Kostenstellen kein Start-Datum gesetzt haben, wird als Start-Zeitpunkt das heutige Tagesdatum automatisch gesetzt

  Verwendung dieser Einstellung

  Die Option "An Ende einfügen" sollte in der Regel nur verwendet werden, wenn Kostenstellen mit einer Laufzeit versehen sind. Bei Nutzung der automatischen Berechnung der Laufzeit sollten Sie zuvor prüfen, ob die oben beschriebene Logik zum aktuellen Geschäftsprozess passt.

Beispiel: Hardware-Anlage

Ist die Funktion der Automatischen Übernahme von Zuordnungen aktiviert, werden z.B. bei der Anlage eines neuen Hardware-Assets durch Auswahl eines Benutzers (= Mitarbeiter / Besitzer) die Zuordnungen (grün) automatisch gesetzt.

Automatische Zuordnung bei Benutzerauswahl

Umgekehrt können beim Benutzer geänderte Zuweisungen 1:1 auf dessen zugeordnete Assets übertragen werden. Dies ist über den Agentenbereich in der Benutzeransicht möglich.

Übertragung an zugewiesene Assets

Einstellungen speichern

Wichtig

Zur finalen Übernahme der getroffenen Einstellungen am Ende der Seite ebenfalls auf den blauen Button Übernehmen klicken.