Telefonverträge

Telefonvertrag anlegen

Um einen neuen Telefonvertrag anzulegen, klicken Sie in der Übersicht der Telefonverträge auf den grünen Hinzufügen Button.

Anlegen eines Telefonvertrages

Vertragsdaten

Im nächsten Schritt können die grundlegenden Informationen zum Vertrag ergänzt werden.

• (1) Nummer: Vertragsnummer (auf den Vertragsdokumenten)
• (2) Beschreibung: Interne Kurzbeschreibung / Zweck des Vertrags
• (3) Anbieter: Telefonanbieter / Netzbetreiber
• (4) Rufnummer: Rufnummer des Vertrages

Eingabe der Vertragsdaten

Vertragsnehmer

Darunter findet sich die Zuweisungsmöglichkeit des Vertrages. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass der korrekte Vertragsnehmer im Punkt der Gesellschaft ausgewählt wird.

Tipp - Mobilfunkverträge

Weisen Sie den Mobilfunkvertrag zusätzlich direkt dem zugehörigen Mitarbeiter zu. Auf diese Weise ist die übersichtlichste Verwaltung möglich.

Weitere Zuweisungen

Die weiteren Zuweisungsmöglichkeiten werden an dieser Stelle nur genutzt, wenn sich ein Vertrag unmittelbar und direkt einem Standort oder anderen Stammdaten zuweisen lässt. Weitere Assets wie z.B. Smartphones können erst nach Anlage des Telefonvertrages zugewiesen werden.

Zuweisungen und Vertragsnehmer

Status

In der rechten Spalte kann nun der Status des Vertrages gesetzt werden. Dieser Status fließt auch in interne Auswertungen und Benachrichtigungen mit ein.

Status	Beschreibung
Aktiv	Aktiver und laufender Vertrag
Gekündigt	Vertrag der gekündigt wurde oder bereits beendet ist
Auf Lager	Stillgelegter Vertrag, der bei Bedarf reaktiviert werden kann

Setzen des Status

Laufzeiten & Fristen

Nachfolgend findet sich einer der wichtigsten Bereiche zur digitalen Abbildung von Verträgen. Hier werden die Laufzeiten und Fristen der Verträge eingetragen.

Feld	Beschreibung
Vertragsbeginn	Datum des Vertragsbeginns
Laufzeit	Laufzeit in Monaten (wenn kein fixes Vertragsende vorhanden ist)
Vertragsende	Fixes Enddatum des Vertrages
Automatisch verlängern um	Falls sich ein Vertrag automatisch um X Monate verlängert
Kündigungsfrist	Frist in Monaten mit welcher der Vertrag gekündigt werden kann
Subventionierbarkeit	(Optional) Anzahl der Monate nachdem ein Vertragsupgrade oder Bonusprogramme abgerufen werden können
Letzte Subventionierung	(Optional) Datum, wann das letzte Upgrade / Bonus in Anspruch genommen wurde

Eingabe der Laufzeiten und Fristen

Zahlung & Kosten

Nun können die Details der Kosten im Vertrag ergänzt werden. Die Zahlungsmethode gibt hierbei an in welchem Rhythmus die Vertragsraten abgebucht oder bezahlt werden müssen.

Über die Eintragung der Rate je Monat, Quartal oder Jahr können die wiederkehrenden Kosten des Vertrags hinterlegt werden.

Raten

Wir empfehlen immer nur eine der Raten zu füllen. Gibt der Vertragsgeber seine Zahlung mit einem jährlichen Betrag an, ist nur das Feld Jährliche Rate zu füllen.

Zahlungen und Kosten

Zusätzliche Informationen

Abschließend kann noch ein optionaler Link zu einem DMS-System bzw. ein umfangreicherer Kommentar (z.B. mit der Leistungsbeschreibung) hinterlegt werden

Tipp

Nach der Anlage des Vertrages im System, sollten auch alle Vertragsunterlagen als Datei in Inventory360 hochgeladen werden. Somit sind alle nötigen Informationen an einer zentralen Stelle ohne Medienbruch einsehbar.

Dokumente

Innerhalb eines Vertrages können weitere Dokumente wie z.B. die eingescannten Vertragsunterlagen, Übernahmebestätigungen oder auch Abrechnungen hinterlegt werden.

Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht eines Vertrages auf den hellblauen Button Dateien.

Dateiverwaltung

Die Dateien können hier per Drag & Drop oder über den Auswahlbutton hochgeladen werden.

Hochladen per Drag & Drop

Hochgeladene Dokumente können im Anschluss auch mit Beschreibungstexten und Schlagwörtern (= Tags) versehen werden.

Beschreibung & Schlagwörter

SIM-Karten

Als Besonderheit bieten die Telefonverträge die Möglichkeit zugehörige SIM-Karten zuzuordnen.

SIM-Karte hinzufügen

Im folgenden Schritt werden zunächst die Basisdaten der SIM-Karte hinterlegt.

Daten der SIM-Karte

Feld	Beschreibung
(1) Kartennummer	Die Kartennummer (abgedruckt auf der Karte)
(2) Status	Aktueller Status der SIM-Karte
(3) SIM-Typ	Auswahl nach Master- oder Multi-SIM
(4) PIN1 & PUK1	1. PIN & PUK Kombination
(5) PIN2 & PUK2	2. / Alternative PIN & PUK Kombination
(6) Kommentar	Kommentarfeld - z.B. aktueller Einsatzort / Zweck der SIM-Karte

Zuordnungen

Die Zuweisung von einem oder mehreren verschiedenen Assets erfolgt immer ausgehend vom (Hardware-) Asset. Hierzu steht innerhalb der unterstützten Asset-Bereiche (z.B. Hardware) eine Auswahl des Telefonvertrags zur Verfügung.

Auswahl des Telefonvertrags bei einem Smartphone

Welche Hardware-Kategorien unterstützen Telefonverträge?

In der Standardeinstellung können allen Hardware-Kategorien Telefonverträge zugeordnet werden. Dies ist innerhalb des Adminbereichs unter dem Punkt Hardware -> Kategorien einstellbar.

Klicken Sie hierzu bei der gewünschten Kategorie auf Bearbeiten und setzen bzw. entfernen den Haken bei Zuweisung Telefonvertrag aktiv.

Wie erkenne ich, ob ein Telefonvertrag noch nicht verwendet wurde?

Wenn es sehr viele Telefonverträge in einem Unternehmen gibt, ist die Unterscheidung, ob der Vertrag noch nicht in Verwendung ist ein wichtiges Kriterium. Alle noch nicht verwendeten aktiven Verträge ohne bestehende Hardware Zuordnung werden im Punkt Verfügbar angezeigt.